Mitgliedschaft sicherstellen

1111082480-138Wichtige Infos zur DFV-Mitgliederverwaltung 2013

Seit einem Jahr wird die neue zentrale Mitgliederverwaltung des DFV erprobt. Diese neue abteilungsübergreifende Verwaltung wurde nötig durch die immer stärker wachsende Zahl von Spieler im DFV. Vor 2011 kochte jede Abteilung ihre eigene Datensuppe. Nun gibt es eine gemeinsame Datenbank für den gesamten Deutschen Frisbeesport-Verband. Von Frank Brügmann und Jens Schrader 

Nach der ersten Testphase kommt nun der nächste Schritt. Die Turniersysteme GT-Online und FFindr gleichen ihre Daten mit denen der zentralen Mitgliederverwaltung ab und ermitteln daraus, ob ein Spieler beim DFV gemeldet und somit spielberechtigt ist oder nicht. Dazu gab es viele Rückfragen. Deshalb hier noch einmal die Beschreibung des Prozesses:

- Die Vereine füllen den Bestanderhebungsbogen (BEB) zum Jahresanfang aus.

- Dort sind auch die Kontodaten und eine Einzugsermächtigung für die Mitgliedsbeiträge auszufüllen, was aber nur einmalig erfolgen muss und in den Folgejahren entfällt.

- Vorab ist sicher zu stellen, dass alle Vereinsmitglieder ihre Datenschutzerklärung gegenüber dem Verein abgegeben haben, damit die Daten zentral erfasst und an die Turniersysteme weitergegeben werden dürfen. Die Datenschutzerklärung selber verbleibt bei den Vereinen und muss auf dem BEB nur quittiert werden.

- Der BEB wird per Upload abgegeben.

- Die Daten der abgegebenen BEB’s werden am Jahresanfang in die zentrale Mitgliederverwaltung eingespielt

- Die Vereine bekommen als "Quittung" eine Mail von Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. mit den Namen und der jeweiligen DFV-Nr. der eingespielten Vereinsmitglieder

- Jedes Neumitglied, das vorher noch nicht in der Datenbank war, erhält eine Mail von Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. mit den Zugangsdaten zur Mitgliederverwaltung, sofern dieses Mitglied seine Emailadresse hinterlegt hat. Mit diesen Zugangsdaten kann man sich seine Daten im System anschauen und auch verändern. ABER ... bitte beachten: Werden diese Daten geändert und nicht gleichzeitig dem Verein mitgeteilt, dann könnten diese geänderten Daten mit einer nächsten Jahresmeldung wieder überschrieben werden, denn wir spielen immer die Daten ein, die wir von den Vereinen bekommen!

- Während eines Jahres können Nachmeldungen von neuen Mitgliedern oder Korrekturen von bekannten Mitgliedern durchgeführt werden, indem wieder ein BEB mit den Daten der neuen Mitglieder abgegeben wird. Dabei ist zu beachten, dass bei Änderungen von bekannten Mitgliedern die Daten unter Angabe der DFV-Nr. und immer vollständig abgegeben werden müssen, da diese komplett mit dem neuen Datensatz überschrieben werden.

- Die abgegebenen Nachmeldungen eines Monats werden am Anfang des Folgemonats eingespielt und mit dem oben beschriebenen Verfahren quittiert. Es gibt also monatliche Aktualisierungen des zentralen Datenbestandes. 

FAQ Mitgliederverwaltung

Woher bekomme ich meine DFV-Nummer?

Bei Aufnahme in die Datenbank erhält jedes Mitglied eine Mail. Ist diese verloren gegangen, kann Dein Verein Dir Auskunft geben. Oder Du schaust selbst in der Mitgliederverwaltung nach. (Zugangsdaten s.u.)

Woher bekomme ich meine Zugangsdaten für die zentrale Mitgliederverwaltung, wenn ich diese nicht bekommen oder vergessen habe?

Auf der Anmeldeseite gibt es einen Link "Anmeldeprobleme". Auf der dort aufgerufenen Seite kannst du deine Emailadresse angeben, mit der du in der zentralen Mitgliederverwaltung gemeldet bist. Nach Eingabe des Bestätigungscodes wird dir ein neues Passwort generiert und an die hinterlegte Emailadresse gesendet.

Wo finde ich die zentrale Mitgliederverwaltung?

www.discgolf.de/verband/dfv-mitgliederverwaltung/

Wo finde ich den aktuellen BEB und wo kann ich ihn hochladen?

www.discgolf.de/verband/beb-einreichen/

Fehler beim Upload des BEB - was kann ich tun?

Checke bitte, ob alle Daten korrekt eingegeben und alle Pflichtfelder im BEB ausgefüllt sind. Ist die CheckBox "Die Einverständniserklärung zum Lastschrifteinzug der Verbandsbeiträge liegt dem Verband vor, bzw. befindet sich auf dem Postweg" selektiert? Stimmt der Vereinsname auf dem Online Formular mit dem Namen im BEB überein? Ist eine Formulardatei (der BEB!) ausgewählt?