Q&A Presse- und Ö-Arbeit

Public Relations (PR) – Wenn Presse und Öffentlichkeit den Frisbeesport verbreiten
Hintergründe (1 und 2) – Pressearbeit (3 bis 15) – Facebook und Vereinshomepage (16 bis 20)
von Christoph Acktun

1. Wozu brauchen wir Presse und Öffentlichkeitsarbeit (PR)?
Ein gutes Standing in der Öffentlichkeit führt zu guten Bedingungen für unseren Sport. Medien bilden und verbreiten Meinungen. Deshalb dient es unserem Sport, wenn über Aktivitäten (ausgerichtete Turniere, Turnierfahrten der Mitglieder, neue Anlagen, Schnuppertage, Kooperationen, Verbandsgründungen, Müllsammelaktionen etc.) berichtet wird. Ziel ist es, dass sich Presse und Öffentlichkeit – Gesellschaft und Politik – der positiven Aspekte des Frisbeesports bewusstwerden und darüber sprechen. 
2. Was können (Medien-)Beiträge für Vereine und Spieler*innen vor Ort bewirken?
Auf Vereinsebene sind insbesondere folgende Argumente zu nennen:

  • Bekanntmachungen von Veranstaltungen (z.B. Turniere, Events etc.),
  • Wertschätzung für alle Beteiligten (→ erhöhte Bereitschaft zur Übernahme von Vereinsaufgaben wie Vorstands- und Verbandsarbeit, Turnierdirektion etc.),
  • Erinnerung und Zeugnis einer gelungenen Aktion,
  • Werbung auf lokaler Ebene (→ höhere Mitgliederzahlen und Einnahmequellen oder bessere Bedingungen bei der Bereitstellung guter Flächen für neue und bestehende Sportanlagen etc.).
3. Was ist Presse- und Öffentlichkeitsarbeit? – Teil 1: Pressearbeit
Sowohl bei der Presse-, als auch bei der Öffentlichkeitsarbeit geht es darum, auf unseren Sport aufmerksam zu machen und das möglichst positiv. Der Unterschied zwischen Pressearbeit und Öffentlichkeitsarbeit begründet sich in der Art und Weise, wie wir an die Zielgruppe herantreten (vgl. Frage 16).

  • Bei der Pressearbeit wird die Öffentlichkeit nicht direkt (von uns), sondern über die Medien angesprochen (Presse, Rundfunk, TV).

Die unabhängige, aber von uns herbeigeführte Berichterstattung hat den Vorteil, dass wir nicht nur selbst über uns berichten, sondern Dritte, die aufgrund ihrer Unabhängigkeit eine hohe Glaubwürdigkeit genießen und viele Menschen gleichzeitig erreichen.

4. Wie hoch ist der Aufwand? – in kurzer Zeit Wirkung erzielen
Ihr müsst das Rad nicht neu erfinden. Nehmt zunächst gerne die Beispiel-Pressemitteilung (siehe unten) und ändert diese nach euren Bedürfnissen bzw. Besonderheiten ab. Überlegt euch, weshalb Menschen ein Interesse haben könnten, über eine Aktion informiert zu werden und lasst euren Entwurf Korrektur lesen. Kontaktiert am Anfang nur wenig Medienvertreterinnen und -vertreter (regionale Tages- oder Wochenzeitung) und baut sukzessive einen Presseverteiler bzw. Pressekontakte auf (vgl. Frage 8).
5. Wonach wählen Journalist*innen aus? – Inhalte anbieten
 Journalistinnen und Journalisten haben die Aufgabe, andere Menschen mit Inhalten zu bereichern. Das können sein:

  • lokale Nachrichten (z.B. regelmäßige Turnierfahrten der Vereinsmitglieder),
  • etwas ganz Neues (z.B. neue Turnierformate, Konzepte oder die Tatsache, dass es verschiedene Sportarten mit Frisbee-Scheiben gibt),
  • eine gute Geschichte (z.B. wie ist der Sport in die Stadt gekommen ist, wie es zur Vereins- oder Abteilungsgründung kam oder wie jemand den Sport für sich entdeckt hat),
  • etwas sehr Emotionales,
  • etwas Originelles,
  • Superlative und Rekorde,
  • prominente Gäste etc.

Informiert euch bei Medienvertreterinnen und -vertretern, was gefragt ist. Sie wissen, dass Ihr Fachleute im Frisbeesport seid, aber in der Regel wenig Fachkenntnisse im Journalismus habt. 

6. Was ist eine Pressemitteilung? – ein Weg zu Medienbeiträgen
Die Pressemitteilung dient in erster Linie dazu, Medienvertreterinnen und -vertreter auf eure Aktivitäten hinzuweisen und somit die Wahrscheinlichkeit auf eine Berichterstattung zu erhöhen. Im besten Fall sind die Journalistinnen und Journalisten durch das Lesen oder Hören der Pressemitteilung in der Lage, einen guten und sachlichen Eindruck davon zu bekommen, was geplant ist. Fakten sind hier extrem wichtig, Meinungen und Kommentare sollten unbedingt als solche gekennzeichnet werden (z.B. durch Zitate von Amtsinhaberinnen und -inhabern). Zahlen gilt es besonders gründlich zu prüfen. Um Fehler zu vermeiden, bietet es sich an, dass eine zweite Person die Zahlen kontrolliert. Unsichere Quellen werden weggelassen.
7. Was gehört in eine Pressemitteilung? – Aufbau und Struktur
Bei einer Pressemitteilung wird das Wichtigste zuerst genannt. Sie sollte kurz und für Fachfremde verständlich sein. Der Aufbau einer Pressemitteilung ist grundsätzlich gleich:

  • Überschrift, – zwingend erforderlich – ggf. mit Unterüberschrift
    • soll die Journalistinnen und Journalisten neugierig machen,
    • soll verständlich vermitteln, worum es geht,
    • soll auf einen Blick erfassbar sein;
  • Überblick (kurz und in klarer Sprache) – zwingend erforderlich
    • sollte die wichtigsten Fakten enthalten (wer, was, wann, wo);
  • Vertiefung (insbesondere für fachfremde Personen zur Einarbeitung in das Thema)
    • enthält Hintergrundinformationen (wie, wozu),
    • enthält Quellen (Woher kommen die Informationen?),
    • verweist auf Zusatzinformationen (Vereinshomepage etc.);
  • Bildbeispiel mit hoher Aussagekraft (ggf. mit Link zu dem Foto in hoher Qualität)
    • kann die Wahrscheinlichkeit eines Abdrucks erhöhen,
    • zeigt auf einen Blick, worum es geht;
  • Kontaktmöglichkeit (Pressekontakt) – zwingend erforderlich
    • enthält Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner sowie zugehörige Organisation,
    • beschreibt Aufgabe innerhalb der Organisation,
    • enthält Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
8. Wohin geht die Pressemitteilung? – E-Mail-Kontakte für den Presseverteiler
Kontakte sollten bereits frühzeitig aufgebaut werden, damit kein zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn die eigentlichen Aktionen losgehen. Medienvertreterinnen und -vertreter freuen sich, wenn sie gute Ideen bekommen. Aus diesem Grund machen wir die wichtigsten Medienvertreterinnen und -vertreter auf ihre zukünftige Schlagzeile aufmerksam. Nehmt den direkten Weg und sucht im Internet nach den verantwortlichen Redakteurinnen und Redakteuren. Greift zum Telefon, stellt euch kurz vor und sagt, dass ihr einen Presseverteiler aufbaut, um zukünftig auf direktem Wege eure Pressemitteilungen verschicken oder auch telefonisch verbreiten zu können. Es bieten sich insbesondere folgende Medien an:

  • Regionale Tages- und Wochenzeitungen,
  • Regionale Radiosender,
  • Regionale TV-Sender.

Ist der Presseverteiler erst einmal erstellt, müsst ihr später nur noch auf »senden« klicken! Bitte schickt eure Pressemitteilungen auch immer an presse@frisbeesportverband.de respektive an presse@discgolf.de. Dadurch stellt ihr sicher, dass der DFV resp. die Disc Golf-Abteilung des DFV über eure Aktivitäten auf dem Laufenden gehalten wird und diese ebenfalls veröffentlichen kann. Euren Presseverteiler könnt ihr in Zukunft einfach erweitern und optimieren. 

9. Wann geht die Pressemitteilung raus?
Bei lokalen Medien sollte die Pressemitteilung ca. drei Wochen vor geplanter Aktion verschickt werden. Im besten Falle gibt es eine Reaktion seitens der Medienvertreterinnen und -vertreter. Es kann sich auch auszahlen, direkt in der zuständigen Redaktion anzurufen, um das Anliegen vorzutragen. Wichtig ist, dass beide Parteien genügend Zeit haben, sich aufeinander einzustellen, Informationen zusammen zu tragen und Vertreterinnen und Vertreter vor Ort zu stellen. Wenn bereits eine Berichterstattung im Vorfeld erzielt werden soll, gilt es bei Tages-, Wochen- bzw. Monatsmedien den jeweiligen Redaktionsschluss zu beachten. Für aufwändige TV- und Radio-Produktionen sollte der Kontakt generell sehr früh hergestellt werden. 
10. Wer ist verantwortlich und Ansprechpartner*in vor Ort?
Die Hauptverantwortlichen oder zumindest die an der jeweiligen Aktion direkt Beteiligten haben die Informationen, die Journalistinnen und Journalisten für ihre Medienbeiträge benötigen. Bei Turnieren ist dies beispielsweise die Turnierdirektion. Es bietet sich an, dass eine Vertreterin oder ein Vertreter die Erstellung der Pressemitteilung übernimmt, um die Hauptverantwortlichen zu entlasten. Bei Interesse seitens der Medien ist dann in der Regel wieder die oder der Hauptverantwortliche die wichtigste Kontaktperson. Dies gilt sowohl für die Kontaktaufnahme durch Medienvertreter*innen im Vorfeld, als auch bei der eigentlichen Aktion vor Ort. Auf Vereinsebene ist es wünschenswert, wenn die Zuständigkeiten für Presse und Öffentlichkeitsarbeit klar geregelt sind. 
11. Was brauchen Medienvertreter*innen vor Ort und wie entstehen Pressefotos?
In der Regel machen die Journalistinnen und Journalisten selbst Fotos vor Ort und stellen Fragen an die Organisatorinnen und Organisatoren, Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Zuschauerinnen und Zuschauer sowie weitere Funktionärinnen und Funktionäre. Lokale Disc-Sportlerinnen und -sportler kennen ihre Sportart am besten und wissen, wann der Auslöser gedrückt werden muss und welche Motive am schönsten und charakteristischsten sind (im Disc Golf sog. „Signature-Holes“, im Ultimate Fangduelle, im Freestyle Trick Catches). Zeigt den Medienvertreterinnen und -vertretern, wie alle Beteiligten von eurem Wissen profitieren können. Fragt nach, ob ihr das Bildmaterial nutzen dürft (z.B. für eure Vereinshomepage). 
12. Was ist, wenn ich bestimmte Informationen nicht habe?
Vor Ort können immer Fragen auftreten, über die zuvor nicht nachgedacht wurde. Bevor etwas Unwahres gesagt wird, wird nichts gesagt. Wenn gewünschte Informationen nachgereicht werden können, sollte dies zeitnah geschehen (z.B. Turniersiegerinnen und -sieger, besondere Vorkommnisse oder die Zuschauerzahlen). Hier ist unerlässlich. Wenn ihr nicht sicher seid, ob ihr etwas nachreichen könnt, macht keine Zusage
13. Was geschieht nach einer erfolgreichen PR-Aktion? – Beständigkeit zahlt sich aus
Ist der Anfang gemacht, wird es zunehmend einfacher. Überlegt euch, bei welchen Aktionen positive Berichterstattungen erzielt werden können und nutzt die bereits aktiv gewordenen Kontakte auch für regelmäßige Medienbeiträge (z.B. für Turnierteilnahmen der Spielerinnen und Spieler eures Vereins). Es bietet sich an, die Medienbeiträge zu archivieren und auf folgenden Plattformen zu veröffentlichen:

  • Vereinshomepage, Vereinszeitschrift (News) sowie Facebook,
  • Homepage des Landesverbandes sowie Facebook,
  • Homepage des Deutschen Frisbeesport-Verbandes sowie Facebook.

Schickt bitte immer einen Link zu euren Medienbeiträgen an presse@frisbeesportverband.de resp. an presse@discgolf.de

14. Was tun, wenn sich niemand meldet?
Es gibt viele verschiedene Gründe, warum aus einer Pressemitteilung oder dem persönlichen Kontakt keine Beiträge folgen:

  • Kurzfristige andere Ereignisse,
  • zu geringe Relevanz (dieses Mal),
  • Überschrift hat nicht überzeugt,
  • Kontakt hat nicht überzeugt.

Fragt ruhig nach, wenn es keine Berichterstattung gibt und lernt für die nächste Aktion. 

15. Wie kann ich verhindern, dass es negative Schlagzeilen gibt?
Grundsätzlich lassen sich schlechte Nachrichten nur verhindern, wenn schlechte Nachrichten vermieden werden. Das Interesse an schlechten Nachrichten im Breitensport und in Trendsportarten ist gering. In der Regel geht es darum herauszustellen, was das Besondere am Frisbeesport ist. Ihr bringt zu diesem Zweck die Medienvertreterinnen und -vertreter sachlich auf die richtige – positive – Fährte. Das ist gute Pressearbeit. Denkt bitte daran, dass Journalistinnen und Journalisten selbst entscheiden, was sie schreiben und wie sie schreiben. Lediglich Falschinformationen dürfen und sollten korrigiert werden, deshalb dürft ihr vor der Veröffentlichung gerne fragen, ob ihr einen Vorabdruck erhalten könnt. 
16. Was ist Presse- und Öffentlichkeitsarbeit? – Teil 2: Öffentlichkeitsarbeit
Wie bereits erläutert, begründet sich der Unterschied zwischen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit insbesondere in der Art und Weise, wie die Zielgruppen angesprochen werden (vgl. Frage 3).

  • Bei der Öffentlichkeitsarbeit sprechen wir die Öffentlichkeit direkt an (z.B. über die eigene Website, Flyer, soziale Medien, Veranstaltungskalender, etc.).

Dieser Teil von PR hat den Vorteil, dass wir selbst bestimmen können, welche Informationen über welchen Kanal und in welchem Umfang transportiert werden. Grundsätzlich soll es zu jedem Turnier einen Spielbericht geben, der über alle Kanäle kommuniziert wird. 

17. Welche Social Media-Inhalte bieten sich an? – Öffentlichkeitsarbeit mit Facebook
Facebook ist nach YouTube die meistgenutzte Social Media-Plattform im Internet. 23 Millionen der 83 Millionen Deutschen gehen täglich auf die Internetseite. Die Struktur von Facebook gewährleistet viele Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen (z.B. die Funktionen „Gefällt mir“ oder das „Teilnehmen“ bei Veranstaltungen). Es bietet sich an, folgende Inhalte zu teilen:

  • selbst geschriebene Artikel (z.B. Turnierberichte, Trainingstipps, Berichte über Veranstaltungen etc.),
  • Medienbeiträge aus Presse, Rundfunk und TV,
  • Veranstaltungen etc.
18. Wie gelangen Veranstaltungen und Beiträge auf die Facebook-Seiten des DFV?
Wir wollen eure Veranstaltungen und Beiträge auch über die Facebook-Seite des DFV (https://www.facebook.com/Frisbeesportverband/) resp. der Disc Golf-Abteilung des DFV (https://www.facebook.com/discgolf.de) verbreiten. Insbesondere bei Turnieren soll das dazu führen, dass möglichst viele Spieler*innen auch außerhalb der Vereinsstruktur informiert und erinnert werden. Auch andere Events bekommen so mehr Aufmerksamkeit und werden einem breiteren Publikum zugänglich gemacht. Achtet beim Erstellen eurer Veranstaltungen darauf, dass ihr diese „öffentlich“ teilt und leitet diesen Link weiter. Dazu geht ihr folgendermaßen vor:

→ Geht auf eure Facebook-Veranstaltung,

→ klickt auf „teilen“,

→ klickt auf „Im Messenger teilen“,

→ gebt bei „Suche nach Personen und Gruppen“ entweder „Frisbeesportverband“ oder„discgolf.de“ ein,

→ klickt rechts neben „Frisbeesportverband“ resp. „discgolf.de“ auf „Senden“.

Gleiches gilt für eure selbst geschriebenen Spielberichte und Medienbeiträge. 

19. Welche Inhalte bieten sich für die Vereinshomepage an?
Die eigene Homepage ist quasi die Visitenkarte für Vereine und Verbände und dient als Informationsquelle für generell Interessierte, (eigene) Mitglieder sowie Medienvertreter*innen. Macht euch keine doppelte Arbeit und nutzt eure Beiträge für soziale Medien und Vereinshomepage gleichermaßen. Analog zu den Inhalten auf euren sozialen Netzwerk- Kanälen sind das:

  • selbst geschriebene Artikel (z.B. Turnierberichte, Trainingstipps, Berichte über Veranstaltungen etc.)
  • Medienbeiträge aus Presse, Rundfunk und TV,
  • Veranstaltungen etc.

Bitte verseht eure Artikel mit den Kürzeln oder Namen der jeweiligen Autorinnen und Autoren, damit bei Interesse schnell und einfach ein Kontakt aufgebaut werden kann. 

20. Warum und wie innerhalb des DFV gendert wird? – Frisbeesport eignet sich für jedes Geschlecht
In der Innen- und Außenkommunikation wird vom DFV der geschlechterbewusste Sprachgebrauch praktiziert, um Frauen ausdrücklich anzusprechen. Der Frauenanteil im Frisbeesport liegt deutschlandweit bei 17,5 Prozent. Wir wollen diesen Anteil deutlich erhöhen und dazu betonen, dass Frisbeesport für Frauen und Männer gleichermaßen geeignet ist. In Print-, Audio- und Videoquellen benennen wir bewusst Frauen und Männer, das dürft ihr gerne genauso machen. Formal gendern wir entweder durch die Nennung von männlichem und weiblichem Geschlecht oder durch Verwendung des Gendersterns (z.B. Spieler*innen).
Stand: 2019-09

Ansprechpartner:

Jörg Benner – Geschäftsführer DFV; Kontakt: presse@frisbeesportverband.de

Christoph Acktun – Referent für Presse und Öffentlichkeitsarbeit DFV-DGA, Kontakt: presse@discgolf.de