Neues Anmeldeverfahren über zentrale Datenbank

Modernisierte Mitgliederverwaltung erforderte einmalige Einverständniserklärung

Köln – Aufgrund der immer stärker wachsenden Spielerzahlen hat der Deutsche Frisbeesport-Verband e.V. (DFV) eine neue verbandsweite Mitgliederverwaltung eingeführt. Über eine zentrale Spielerdatenbank werden die bisher unterschiedlichen Anmeldeverfahren in den einzelnen Abteilungen vereinheitlicht und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz ermöglicht.  Zudem wurde mit Wighard Mais aus Bühl (Baden) ein DFV-Datenschutz­beauftragter gewonnen, der auch von Beruf Datensicherheitsbeauftragter ist.

Anmeldeverfahren-Bebilderung

Die Turnierverwaltungen von FFindr (Ultimate) und von GTO (Disc Golf) greifen jeweils auf den benötigten Teil der zentral gesammelten Mitgliederdaten zu. So wird bei einer Anmeldung zu einem Verbandsturnier bereits unmittelbar geprüft, ob die Spielerin oder der Spieler DFV-Mitglied ist. Andernfalls ist keine Anmeldung möglich.

Jedes Mitglied, das in die zentrale Datenbank aufgenommen wird, bekommt per Mail eine unbegrenzt gültige DFV-Nummer sowie die Zugangsdaten zur Mitgliederverwaltung zugesandt. Dort sind alle gespeicherten Daten einsehbar und editierbar, falls erforderlich (etwa bei Umzug). Für die erstmalige Anmeldung der Mitglieder beim Verband sind nach wie vor die Vereine zuständig. Auch bei Rückfragen zur Verbandszugehörigkeit oder für Informationen an Mitglieder, die keine Email-Adresse angegeben haben, ist der Verein der erste Ansprechpartner.

Das Verfahren in Kürze

1. Anfang Januar wird der neue Bestandserhebungsbogen (BEB), zusammen mit detaillierten Informationen zu den Abläufen und Terminen, an die Vereine verteilt.

2. Die Vereine holen von ihren Mitgliedern die erforderlichen Daten ein und lassen sich durch Unterschrift bestätigen, dass diese vom Verein und vom Verband gespeichert und zu Verwaltungszwecken genutzt werden dürfen. Eine detaillierte Beschreibung, was mit den Daten gemacht und nicht gemacht wird, befindet sich auf dem Vordruck. Für den Umgang mit den Personendaten wurde ein Datensicherheitskonzept erstellt, dass den Zugang zu und Umgang mit den Daten regelt.

3. Die Vereine melden ihre Mitglieder mit dem neuen BEB bis zum 29.02.2012 beim Verband an und bestätigen darin, dass ihnen die Einverständniserklärungen ihrer Mitglieder vorliegen. Das Zahlungsverfahren für die DFV-Mitgliederver­waltung wurde für alle Vereine auf Lastschrifteinzug vereinheitlicht.

Bisher haben die Vereine nur einmal zu Jahresbeginn ihre Mitglieder mit dem Bestandserhebungsbogen (BEB) an den Verband melden können. Ab 2012 können nun neue Mitglieder auch innerhalb des Jahres nachgemeldet werden. Dazu gibt es die folgende Stichtags-Regelung: Vereine können jeweils zum Ende eines Monats Mitglieder nachmelden, wobei die nachgemeldeten Mitglieder dann spätestens ab dem 7. Tag des darauf folgenden Monats in der Datenbank aufgenommen sind.

Was bedeutet das für den einzelnen Spieler?

Sobald der Verein den Bestanderhebungsbogen für dieses Jahr ausfüllt, wird er auf jede Spielerin und jeden Spieler mit der Datenschutzerklärung zukommen und die benötigte Unterschrift einholen. Ohne diese Einwilligung können wir die DFV-Turniere nicht organisieren respektive können Spielerinnen und Spieler, die die Datenschutzerklärung nicht unterschreiben, nicht an den DFV-Turnieren teilnehmen. Der DFV rechnet bereits mit einer Test- und Übergangsphase, möchte diese aber bis spätestens Ende des Jahres abschließen.

Die Zusendung der DFV-Nummer und der Zugangsdaten zur Mitgliederverwaltung kann nur dann erfolgen, wenn jedes Mitglied eine Email-Adresse angibt. Daher rät der DFV dringend dazu! Spieler ohne Email-Adresse (gibt es das?) können ihre DFV-Nummer bei ihrem Verein erfragen. Diese Nummer wird bei der ersten Anmeldung zu einem DFV-Turnier einmalig abgefragt und im Spielerprofil von FFindr bzw. GTO gespeichert.

Anmerkung: Für Disc Golfer ist es ja inzwischen selbstverständlich, dass bei der Anmeldung für DFV-Turniere die Mitgliedschaft überprüft wird. Hier ist die neue Mitgliederverwaltung eine deutliche Verbesserung. Für die Ultimater ist die Prüfung der Mitgliedschaft neu. Deshalb wird es 2012 in FFindr zunächst eine Testphase geben. Erst wenn die Tests positiv verlaufen sind, wird die Mitgliederprüfung 2013 auch für DFV- Ultimate-Turniere zum Standard. Allerdings wird nach der Saison überprüft werden können, ob wirklich alle Spieler beim DFV gemeldet waren. Der DFV behält sich vor, bei nicht gemeldeten Spielern die Vereine wegen einer Nachmeldung zu kontaktieren.


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