Q&A Mitgliedermeldung

In Verbindung mit der Gründung von Landesverbänden Frisbeesport hat der DFV das System zur Meldung seiner Mitglieder über diese sowie direkt von den Vereinen (überall dort, wo noch keine Landesverbände bestehen) weiter entwickelt und optimiert. Seit dem Jahreswechsel 2016 erfolgt die Bestandserhebung aller Mitglieder über das dazu eingerichtete Portal dfv-mv.de.

Das Ausfüllen und Hochladen von Excel-Dateien gehört damit der Vergangenheit an. Zudem sind weiterhin unterjährige Nachmeldungen möglich. Alle in diesem Zusammenhang auftauchenden Fragen sollten nachfolgend beantwortet sein. Bitte lest Euch diese daher aufmerksam durch. Weitere Fragen und Antworten zum gesamten (erstmaligen) Anmeldeprozess findet Ihr auf der Seite Q&A Mitgliedschaft.

1. Ich bin als Admin eines Vereins vorgesehen, kann aber mein Passwort nicht finden. Was soll ich tun?
Als erstes am besten erst einmal im Spam-Ordner nachsehen, ob as Passwort wo möglich dort gelandet ist. Falls es dort nichtgefunden wird, ist für diese Fälle das Passwort-Reset vorgesehen, auf der Seite: https://dfv-mv.de/password_reset/. Dort bitte die Mailadresse angeben, mit der die jeweilige Person als Admin angemeldet werden sollte. Die Zusendung eines neuen Passworts erfolgt automatisch an diese Adresse – jedoch nur, wenn die Mailadresse bereits hinterlegt war.
2. Was ist das Erste, das ich in der Datenbank vornehmen sollte?
Die erste wichtige Handlung ist der Abgleich aller Kontaktdaten, wie Rechnungsanschrift, Mailadresse und Vereins-Administratoren. Dazu den Verein anklicken und oben rechts auf das Feld Bearbeiten. An dieser Stelle lässt sich auch das Passwort ändern. Nach Eingabe aller Änderungen nicht vergessen, unten rechts auf Speichern zu klicken.
3. Wie führe ich die Jahresmeldung durch?
Als Vereinsadmin bitte einloggen auf der Seite www.dfv-mv.de und im Menü “Verein verwalten” “Neuer Antrag/Meldung” auswählen. Im Antragsformular Jahresmeldung auswählen, das Jahr eingeben, und alles weitere wie gewünscht bearbeiten. Die Jahresmeldung besteht für bereits gemeldete Vereine im Idealfall lediglich darin, die online aufgeführten Vereins-Mitglieder im Verband zu bestätigen. Dazu ist ein Abgleich aller einzeln aufgeführter Mitglieder empfehlenswert. Nicht vergessen, den Antrag abschließend einzureichen. D.h. nach Abspeichern auf der darauf folgenden Detailansicht den grünen Knopf “Antrag einreichen” klicken.

Insbesondere eignet sich die Jahresmeldung dazu, Abmeldungen zu aktualisieren resp. Neuanmeldungen zum Neuen Jahr einzupflegen. Landesverbände und DFV bitten auch darum, die Kontaktangaben des Vereins zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren (über Verwaltung und Verein bearbeiten). Was neu gemeldete Vereine bei der ersten Jahresmeldung zu beachten haben, dazu siehe bitte Frage 6 „Wie sind Mitglieder anzumelden“ auf der Seite Q&A Mitgliedschaft.  

4. Von wann bis wann ist die Jahresmeldung durchzuführen?
Die Jahresmeldung kann jeweils ab Anfang Dezember des Vorjahres bis zum 15. Januar des betreffenden Kalenderjahres vorgenommen werden. Zu beachten ist, dass diejenigen Spielerinnen und Spieler, die erst im Januar gemeldet werden, möglicherweise nicht rechtzeitig spielberechtigt sind. Die Jahresmeldung sollte wenigstens zwei, besser drei Werktage vor einem Turnier (im Januar) resp. vor dem Meldeschluss für Spielerinnen und Spieler eines Turniers im Neuen Jahr erfolgen.
5. Was passiert, wenn mein Verein die Jahresmeldung nicht fristgerecht abgibt?
Gemäß einem Beschluss der Jahreshauptversammlung 2008 wird der Rechnungsbetrag für Vereine, die ihre Jahresmeldung nicht fristgerecht vornehmen, festgesetzt auf den Vorjahresbetrag zzgl. 25,00 EUR. Der Verein erhält nach Ablauf der Frist eine Rechnung, die unverzüglich zu begleichen ist resp. per Lastschrift eingezogen wird. Die Mitglieder des Vereins werden in der DFV-Mitgliederverwaltung gesperrt und können sich u.a. nicht für DFV-Turniere anmelden, resp. angemeldet werden. Die Freischaltung und Neuaufnahme von Mitgliedern des Vereins erfolgt erst, wenn eine gültige Jahresmeldung des Vereins nachgereicht wurde.
6. Wie oft muss die Bestätigung des Lastschrifteinzugs an die DFV-Mitgliederverwaltung geschickt werden?
Die Einwilligung zum Lastschrifteinzugs-Verfahren ist nur einmalig vom Verein abzuschicken und per Fax oder per Post an die Mitgliederverwaltung des Verbandes zu schicken. Lediglich im Zuge der Etablierung von Landesverbänden Frisbeesport kann und wird es dazu kommen, dass nicht mehr der DFV, sondern dann der zuständige Landes­verband die Gebühren einzieht. Bei diesem Wechsel ist eine neuerliche Zustimmung notwendig. Sonst wird diese nur dann wieder nötig, wenn eine Kontoänderung stattfindet.
7. Da unser Verein regelmäßigen Zulauf erhält, sind unterjährige Nachmeldungen häufiger möglich. Wie gehen wir da am besten vor?
Als Vereinsadmin bitte einloggen auf der Seite www.dfv-mv.de, auf Verwaltung gehen, Antrag anklicken und Nachmeldung auswählen. Für die unterjährige Nachmeldung kann der Vereinsmanager jederzeit Spielerinnen und Spieler online nachmelden (über den Button unten „+ Spielerprofil hinzufügen“). Nicht vergessen, den Antrag abschließend einzureichen! Allerdings ist es empfehlenswert Nachmeldungen zu sammeln und rechtzeitig vor dem anstehenden ersten Einsatz gesammelt einzugeben. Das erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und verringert den Verwaltungsaufwand.
8. Wann ist der beste Zeitpunkt, um unterjährige Nachmeldungen einzureichen?
Wenn Dein Verein am Lastschrifteinzugs-Verfahren teilnimmt, reicht dazu gewöhnlich die Eingabe der spielerbezogenen Angaben jeweils zwei, besser drei Werktage vor einem Turnier resp. vor dem Meldeschluss für Spielerinnen und Spieler eines Turniers. Bei Vereinen, die nicht am Lastschrifteinzug teilnehmen, gelten andere Fristen, s. die nächste Frage und Antwort! 
9. Ich habe die Jahresmeldung oder eine Nachmeldung verfrüht abgegeben und würde gerne noch weitere Änderungen vornehmen. Was kann ich tun?
Als Vereinsadmin bitte ein entsprechendes Ersuchen per Supportanfrage von der Seite dfv-mv.de stellen und den Sachverhalt kurz darstellen. Sofern der Antrag noch nicht bearbeitet wurde, kann er zurückgewiesen werden, sodass er dann durch die oder den Vereinsadmin wieder bearbeitet werden kann. Am Ende der Nachbearbeitung nicht vergessen den Antrag wieder final einzureichen. Wenn man eine Person vom Antrag löschen möchte, kann man den Haken bei “Ausgetreten” setzen, dann wird diese Person entfernt.
10. Ich habe Änderungen an einzelnen Spielerprofilen vorzunehmen. Kostet das etwas?
Um Änderungen an Spielerprofilen vorzunehmen, bitte als Vereinsadmin einloggen auf der Seite www.dfv-mv.de, auf Verwaltung gehen, Antrag anklicken und Nachmeldung auswählen. Dann in der Spielerliste die entsprechenden Änderungen vornehmen (z.B. Namenskorrekturen, das Hinzufügen einer weiteren Sportart, das Nachreichen eines DSE-Bogens, der Eintrag einer Mailadresse, sofern Anfrage in Ordnung markiert wurde). Sobald der Antrag fertig gestellt wurde, nicht vergessen ihn einzureichen. Diese Anträge durchzuführen kostet nichts. Sie bieten sich auch an bei der Abmeldung einer Person noch im alten Jahr, wenn diese in einen anderen Verein eintreten möchte (s. Frage unten: „Wie ist ein Vereinswechsel durchzuführen?“)
11. Mein Verein kann aus organisatorischen Gründen nicht am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen. Haben wir deswegen Nachteile?
Vereine, die aus organisatorischen Gründen nicht am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen können, müssen für den zusätzlichen Aufwand eine Bearbeitungsgebühr von 3 Euro bezahlen. Diese fällt auch bei unterjährigen Nachmeldungen an und führt dazu, dass nachgemeldete Spielerinnen und Spieler erst dann spielberechtigt sind, wenn das Geld auf dem DFV-Konto eingegangen ist. Daher ist eine Nachmeldung rechtzeitig einzureichen, damit über die dann nötige Rechnungsstellung die Bezahlung auch rechtzeitig erfolgen kann.  
12. Ich sehe als Vereinsadmin die vorgesehene Rechnungsstellung, kann sie aber nicht ausdrucken. Warum nicht?
Eine Rechnung ist, solange sie noch nicht versandt wurde, vorläufig und noch nicht rechtsgültig, und ist daher nicht zum Ausdrucken bestimmt. Eine Rechnung wird in jedem Fall vom zuständigen Verband dem betreffenden Verein zugestellt. Dies geschieht in Einzelfällen per Post, gewöhnlich aber via E-Mail. Dabei wird die Hauptkontakt-Mailadresse des adressierten Vereins angeschrieben. Sofern diese nicht eingetragen ist, geht die Mail an die weitere Kontakt-Mailadresse. Sofern auch diese nicht eingetragen ist, geht die Rechnung an die Mailadresse der eingetragenen Vereinsadministratoren. Erst, sobald die Rechnung vom Verband gestellt wurde, ist sie rechtsgültig. Und dann liegt sie dem Verein auch vor. Daher ist ein Drucken-Button nicht vorgesehen.
13. Natürlich gibt es nicht nur Zugänge, sondern auch Abgänge. Wie muss ich vorgehen, wenn auf der Jahresmeldung Spieler auftauchen, die nicht mehr Mitglied im Verein sind?
Als Vereinsadmin bitte einloggen auf der Seite dfv-mv.de, auf Verwaltung gehen, Antrag anklicken und Nachmeldung auswählen. Zur Abmeldung bitte als Vereinsadmin bei den jeweiligen Spielerinnen und Spieler das Häkchen bei „Ausgetreten“ setzen. Nicht vergessen, den Antrag abschließend einzureichen! Für diese Spieler wird für das Folgejahr dann automatisch keine Gebühr mehr erhoben! Bereits für dieses Jahr gezahlte Gebühren werden nicht erstattet, auch nicht anteilig. Die Markierung eines Austritts sollte unmittelbar erfolgen, um den Verein davor zu schützen, dass ein ausgetretenes Mitglied anschließend noch unter einer nicht bestehenden Vereinszugehörigkeit antreten könnte. Für eine Abmeldung in der Datenbank entstehen keine Kosten. ACHTUNG: Einmal als ausgetreten markierte Spieler gehören in der Folge keinem Verein mehr an. Sollten sie sich dazu entschließen, wieder einem Verein beizutreten, s. Frage und Antwort 15.
14. Wie melde ich nach einem Todesfall ein verstorbenes Mitglied ab?
Bei einem Todesfall gilt zunächst den Angehörigen sowie den Vereinsfreundinnen und -freunden unser ganzes Beileid! Im Nachmeldeantrag ist jedoch kein eigenes Nachrichtenfeld vorgesehen, um einen Todesfall mitzuteilen. Beim Eintrag der verstorbenen Person ist zur Abmeldung lediglich “Ausgetreten” auszuwählen, die weiteren Eigenschaften müssen nicht geändert werden.
15. Wie ist ein Vereinswechsel durchzuführen?
Wenn eine gemeldete Person den Verein wechselt, so sollte die Initiative von ihr ausgehen, wenn sie ihre DFV-Nummer behalten möchte. Dies hätte den Vorteil, dass beim Nachweis der Mitgliedschaft für eine der DFV-Turnierdatenbanken ihre Spielhistorie erhalten bleibt. Ein Vereinswechsel findet am besten zum Jahreswechsel statt.

Dazu kontaktiert die Person am besten ihren Altverein mit der Bitte, ihr die bisherige DFV-Nummer mitzuteilen und sie bitte per kostenfreier Nachmeldung als ausgetreten zu melden. Andernfalls könnte der Verein die Person im Rahmen der Jahresmeldung als ausgetreten markieren. Danach ist sie jeweils keinem Verein mehr zugeordnet, aber weiterhin in der DFV-Mitgliederdatenbank vorhanden. Anschließend sollte die wechselnde Person ihren Neuverein kontaktieren, ihm die bisherige DFV-Nummer mitteilen und ihn bitten, sie im Anschluss daran bei seiner Jahresmeldung oder bei einer zeitnahen Nachmeldung hinzuzufügen. ACHTUNG: Wenn der Neuverein für die Person einen neuen Datensatz anlegt, dann kann diesem neuen Datensatz niemals die alte Nummer zugeordnet werden. Ein neuer Datensatz erzeugt immer eine neue Nummer! Stattdessen:

Als Admin des neuen Vereins dann bitte einloggen auf der Seite https://dfv-mv.de, auf „Spieler“ gehen, nach der bestehenden DFV-Nummer des neuen Mitglieds suchen und diese Nr. anklicken. Dann erscheint der dazugehörige Name.  Danach ist der Button „Bearbeiten“ anzuklicken, der eigene Verein auszuwählen und der Status zu aktualisieren. Um den Vorgang abzuschließen, oben rechts auf „Verwaltung“ gehen, einen neuen Antrag erstellen und ihn mit dem (erweiterten) Bestand einreichen, wie er ist. Dann wird automatisch nur die neu hinzugefügte Person berechnet, die noch nicht den Bezahltstatus für das laufende Jahr hat! Derselbe Prozess ist auch unterjährig als Nachmeldung möglich.

16. Kann eine Spielerin oder ein Spieler bei einem Vereinswechsel den Bezahltstatus für das laufende Jahr mitnehmen?
Mitglieder der Verbände sind die Vereine. Daher werden Meldegebühren für Personen immer NUR in Bezug auf Vereine berechnet. Es ist also NICHT so, dass eine Person, die bereits über einen Verein gemeldet war, bei einem Vereinswechsel ihren Bezahltstatus mitnimmt. – Sondern wenn ein Verein eine Person neu meldet (auch mit der alten DFV-Nummer), dann hat er auch erneut Vereinsgebühren zu zahlen. So wie der Versichertenstatus bezieht sich auch der Bezahltstatus für die Spielerinnen und Spieler immer nur auf den Verein, in dem sie Mitglieder sind. – Das bedeutet weiterhin, eine Spielerin oder ein Spieler “verschenkt” den Rest ihrer oder seiner bereits bezahlten Gebühr, wenn sie oder er unterjährig den Verein wechselt. Daher empfiehlt es sich jeweils zum Jahresende den Verein zu wechseln.
17. Wenn eine Spielerin oder ein Spieler aus einem Verein ausgetreten ist, besitzt sie oder er dann noch einen Gaststatus und kann damit an offiziellen Turnieren teilnehmen?
Wenn eine Spielerin oder ein Spieler aus einem Verein ausgetreten ist, ist sie oder er kein Vereinsmitglied mehr und daher auch nicht mehr spielberechtigt bei offiziellen Turnieren. Die Person kann allenfalls bei Schnuppertrainingsangeboten von Vereinen teilnehmen. Ihr Status in der Mitgliederdatenbank dfv-mv.de ist “ausgetreten” und damit zugleich “nicht spielberechtigt”. Die Profildaten stehen (zusammen mit der bisherigen DFV-Nummer) jedoch noch in der Datenbank bereit, um bei einem neuerlichen Eintritt in einen anderen Verein wieder benutzt werden zu können (s. Frage 15). Eine Löschung der Profildaten in der Datenbank erfolgt nur auf schriftliche Anfrage. 
18. Nach Einreichen eines Antrags erscheint oben ein roter Balken. Ist da was schief gelaufen?
  Nein, da ist nichts schief gelaufen! In dem roten Balken steht, dass gelegentlich ein Antrag vor weiterer Bearbeitung “mit Live-Dateien zu aktualisieren ist” (dann erscheint dazu ein extra Button zum Anklicken). Dies ist jedoch nur dann der Fall, falls unter dem roten Kasten weitere Kästen mit Meldungen auftauchen! Solange das nicht der Fall ist, kann der rote Balken getrost ignoriert werden.
19. Was hat es mit dem aktiven und passiven Status von Mitgliedern auf sich?
Passive Mitglieder sind NICHT AKTIVE Mitglieder. D.h. sie spielen keine Turniere und nehmen auch nicht am Training teil. Das sind v.a. ehemalige Spielerinnen und Spieler, Eltern und Freunde, die sich einem Verein oder einem Team besonders verbunden fühlen. Aktive Sportler, die nicht an Verbands-Turnieren teilnehmen möchten, können nicht als passive Mitglieder gemeldet werden. Beim Erstellen eines Spielerprofils ist das Häkchen daher standardisiert auf „aktiv“ gesetzt.
20. Was hat es mit der Datenschutzerklärung auf sich?
Zur Bedeutung der Datenschutzerklärung (DSE), die jede Spielerin und jeder Spieler unterschreiben und zum Verbleib im Verein abgeben soll, siehe bitte Frage 10 „Warum ist die Datenschutzerklärung nötig“ auf der Seite Q&A Mitgliedschaft. Ohne vorliegende DSE sind Spielerinnen und Spieler nicht startberechtigt, da sie dann ihre Einwilligung nicht gegeben haben, als Teilnehmer von Verbandsturnieren genannt oder abgelichtet zu werden, was im Rahmen der Sportberichterstattung aber üblich ist. Beim Erstellen eines Spielerprofils ist daher darauf zu achten, dass die DSE im Verein vorliegt, und dann entsprechend das Häkchen bei „DSE“ zu setzen.
21. Was hat es mit dem Feld Auskunft in Ordnung auf sich?
Das Feld „Auskunft in Ordnung“ bezieht sich auf die S. 2 der Datenschutzerklärung (s.o., Frage 20). Dort erklärt sich jedes einzelne Mitglied einverstanden oder nicht einverstanden damit, dass der Verband einem Anbieter Daten ausschließlich zur Verwendung für frisbeesport-bezogene Rabatt-Aktionen zur Verfügung stellen darf. Hat das Mitglied diese Frage mit „Ja“ angekreuzt, dann ist beim Erstellen eines Spielerprofils darauf zu achten, dass das Häkchen bei „Auskunft i.O.“ gesetzt wird. Dann ist zu diesem Zweck jedoch auch die Angabe der Mailadresse des Mitglieds obligatorisch, um das Mitglied für mögliche Rabattaktionen kontaktieren zu können.
22. Was hat es mit dem Feld Athletenvereinbarung liegt vor (AV) auf sich?
Das Feld „Athletenvereinbarung liegt vor“ (AV) bezieht sich auf Vereinbarungen, die durch die Kooperation des DFV mit der NADA nötig werden. Dieses Feld wird jedoch erst ab 2019 im System genutzt. Damit versichern die Vereine, dass ihnen die unterschriebene Athletenvereinbarung der jeweiligen Sportlerin oder des jeweiligen Sportlers vorliegt, in der sie oder er seine Zustimmung zur Anti Doping-Ordnung des DFV erklärt. Die AV liegt auf der Anti Doping-Seite des DFV zuoberst unter Dokumente.
23. Wofür benötigt der DFV die Angaben des Geburtsdatums jedes Mitglieds?
Der DFV benötigt die Geburtsdaten jedes Mitglieds zum Einen, um die Höhe der Gebühren zu bestimmen (gemäß Gebührenordnung) und zum Anderen, um über die sportartenspezifischen Portale (die Turnierverwaltungen der Ultimate-  und der Discgolf-Abteilung) die Zulassung zu den definierten Altersklassen nachvollziehen und prüfen zu können.
24. Welche Angaben bei der Erstellung eines Spielerprofils sind verpflichtend, welche freiwillig?
Beim Erstellen eines Spielerprofils sind die Angaben Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht. Beachtet und bearbeitet werden müssen auch die Angaben: Aktiv, Sparte, „Auskunft i.O.“ und DSE (s. dazu o. die Fragen 20 und 21). Das Feld AV wird erst ab 2019 obligatorisch (s. Frage 22). Diejenigen Angaben zu Kontakt und Anschrift eines Vereinsmitglieds sind freiwillig. Lediglich die Angabe der Mailadresse des Mitglieds ist obligatorisch, wenn das Feld „Auskunft i.O.“ angekreuzt wurde (s.o., Frage 20).
25. Wozu gibt es eine Vereins-Nummer und eine Mandatsreferenz-Nummer?
Die vierstellige DFV-Vereinsnummer gewährleistet die eindeutige Zuordnung jeder Spielerin und jedes Spieler zu genau einem Verein. Sie hilft die Übersicht zu behalten, gerade wenn im Teamsport Ultimate in größeren Städten mehrere Vereine bestehen. Zudem ist die DFV-Vereinsnummer auch die Basis der Mandatsreferenz-Nummer, die im Zusammenhang mit der Umstellung auf SEPA notwendig geworden ist.

Bei weiteren Fragen bitte folgende Personen kontaktieren:

Kontaktdaten Vereine, Korrekturen und Änderungen von Daten, Mitgliederstatus
Frank Brügmann und Jörg Benner, dfv-mv@frisbeesportverband.de

Lastschriften, Rechnungen, Mahnungen, Kontoführung
Jens Spiegelberg, finanzen@frisbeesportverband.de

Datenschutz und -sicherheit
Maria Kairies, datenschutz@frisbeesportverband.de