Q&A Mitgliedermeldung

In Verbindung mit der Gründung von Landesverbänden Frisbeesport hat der DFV das System zur Meldung seiner Mitglieder über diese sowie direkt von den Vereinen (überall dort, wo noch keine Landesverbände bestehen) weiter entwickelt und optimiert. Seit dem Jahreswechsel 2016 erfolgt die Bestandserhebung aller Mitglieder über das dazu eingerichtete Portal dfv-mv.de.

Das Ausfüllen und Hochladen von Excel-Dateien gehört damit der Vergangenheit an. Zudem sind weiterhin unterjährige Nachmeldungen möglich. Alle in diesem Zusammenhang auftauchenden Fragen sollten nachfolgend beantwortet sein. Bitte lest Euch diese daher aufmerksam durch. Weitere Fragen und Antworten zum gesamten (erstmaligen) Anmeldeprozess findet Ihr auf der Seite Q&A Mitgliedschaft.

1. Ich bin als Admin eines Vereins vorgesehen, kann aber mein Passwort nicht finden. Was soll ich tun?
Als erstes am besten erst einmal im Spam-Ordner nachsehen, ob das Passwort wo möglich dort gelandet ist. Falls es dort nicht gefunden wird, ist für diese Fälle der Passwort-Reset vorgesehen, auf der Seite: https://dfv-mv.de/password_reset/. Dort bitte die Mailadresse angeben, mit der die jeweilige Person als Admin angemeldet werden sollte. Die Zusendung eines neuen Passworts erfolgt automatisch an diese Adresse – jedoch nur, wenn die Mailadresse bereits hinterlegt war. Hinweis: Ein Passwort ist auch den Admins der Datenbank niemals bekannt, die Nachfrage daher zwecklos.
2. Was ist das Erste, das ich in der Datenbank vornehmen sollte?
Die erste wichtige Handlung ist der Abgleich aller Kontaktdaten, wie Rechnungsanschrift, Mailadresse und Vereins-Administratoren. Dazu im Menü „Verein verwalten“ den untersten Punkt „Verein bearbeiten“ anklicken oder im Menü unter meinem Namen „mein Verein“ auswählen und oben rechts auf das Feld „Bearbeiten“ klicken. Im Menü unter meinem Namen lässt sich auch das Passwort ändern. Nach Eingabe aller Änderungen nicht vergessen, unten rechts auf Speichern zu klicken.
3. Wie führe ich die Jahresmeldung durch?
Als Vereinsadmin bitte einloggen auf der Seite www.dfv-mv.de und im Menü “Verein verwalten” “Neuer Antrag/Meldung” auswählen. Im Antragsformular Jahresmeldung auswählen, das Jahr eingeben, und alles weitere wie gewünscht bearbeiten. Die Jahresmeldung besteht für bereits gemeldete Vereine im Idealfall lediglich darin, die online aufgeführten Vereins-Mitglieder im Verband zu bestätigen. Dazu ist ein Abgleich aller einzeln aufgeführter Mitglieder empfehlenswert. Nicht vergessen, den Antrag abschließend einzureichen. D.h. nach Abspeichern auf der darauf folgenden Detailansicht den grünen Knopf “Antrag einreichen” klicken.

Insbesondere eignet sich die Jahresmeldung dazu, Abmeldungen zu aktualisieren resp. Neuanmeldungen zum Neuen Jahr einzupflegen. Landesverbände und DFV bitten auch darum, die Kontaktangaben des Vereins zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren (über Verwaltung und Verein bearbeiten). Was neu gemeldete Vereine bei der ersten Jahresmeldung zu beachten haben, dazu siehe bitte Frage 6 „Wie sind Mitglieder anzumelden“ auf der Seite Q&A Mitgliedschaft.  

4. Von wann bis wann ist die Jahresmeldung durchzuführen?
Die Jahresmeldung kann jeweils ab Anfang Dezember des Vorjahres bis zum 15. Januar des betreffenden Kalenderjahres vorgenommen werden. Zu beachten ist, dass diejenigen Spieler*innen, die erst im Januar gemeldet werden, möglicherweise nicht rechtzeitig spielberechtigt sind. Die Jahresmeldung sollte wenigstens zwei, besser drei Werktage vor einem Turnier (im Januar) resp. vor dem Meldeschluss für Spieler*innen für ein Turnier erfolgen.
5. Was passiert, wenn mein Verein die Jahresmeldung nicht fristgerecht abgibt?
Jeder Landesverband kann dafür eigene Vorgehensweise oder Sanktionen beschließen. Jedenfalls sind die Mitglieder des Vereins dann für das laufende Jahr nicht spielberechtigt und können sich nicht für DFV-Turniere anmelden, resp. angemeldet werden. Die Freischaltung und Neuaufnahme von Mitgliedern des Vereins erfolgt erst, wenn eine gültige Jahresmeldung des Vereins nachgereicht wurde.
6. Wie oft muss die Bestätigung des Lastschrifteinzugs an die DFV-Mitgliederverwaltung geschickt werden?
Die Einwilligung zum Lastschrifteinzugs-Verfahren ist nur einmalig vom Verein abzuschicken und an die Mitgliederverwaltung des Verbandes zu schicken. Lediglich im Zuge der Etablierung von Landesverbänden Frisbeesport kann es dazu kommen, dass dann nicht mehr der DFV, sondern der zuständige Landes­verband die Gebühren einzieht. Bei diesem Wechsel ist eine neuerliche Zustimmung notwendig. Sonst wird diese nur dann wieder nötig, wenn eine Kontoänderung stattfindet.
7. Da unser Verein regelmäßigen Zulauf erhält, sind unterjährige Nachmeldungen häufiger möglich. Wie gehen wir da am besten vor?
Als Vereinsadmin bitte einloggen auf der Seite www.dfv-mv.de, auf „Verein verwalten“ gehen und dort „Neuer Antrag/Meldung“ anklicken. Jede Folgemeldung wird unterjährig automatisch als Nachmeldung gekennzeichnet, um jederzeit Spieler*innen nachzumelden (über den Button  „+ Spielerprofil hinzufügen“). Nicht vergessen, den Antrag abschließend einzureichen! Allerdings ist es empfehlenswert Nachmeldungen zu sammeln und rechtzeitig vor dem anstehenden ersten Einsatz gesammelt einzugeben. Das erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und verringert den Verwaltungsaufwand.
8. Wann ist der beste Zeitpunkt, um unterjährige Nachmeldungen einzureichen?
Wenn dein Verein am Lastschrifteinzugs-Verfahren teilnimmt, reicht dazu gewöhnlich die Eingabe der spielerbezogenen Angaben jeweils zwei, besser drei Werktage vor einem Turnier resp. vor dem Meldeschluss für Spieler*innen eines Turniers. Bei Vereinen, die nicht am Lastschrifteinzug teilnehmen, gelten andere Fristen, s. die Frage und Antwort 11!
9. Ich habe die Jahresmeldung oder eine Nachmeldung verfrüht abgegeben und würde gerne noch weitere Änderungen vornehmen. Was kann ich tun?
Als Vereinsadmin bitte ein entsprechendes Ersuchen per Supportanfrage von der Seite dfv-mv.de stellen und den Sachverhalt kurz darstellen. Sofern der Antrag noch nicht bearbeitet wurde, kann er zurückgewiesen werden, sodass er dann durch die oder den Vereinsadmin wieder bearbeitet werden kann. Am Ende der Nachbearbeitung nicht vergessen den Antrag wieder final einzureichen. Wenn man einen zu viel angelegten Datensatz vom Antrag löschen möchte, kann man den Haken bei “ausgetreten” setzen, dann wird dieser Datensatz entfernt.
10. Ich habe Änderungen an einzelnen Spielendenprofilen vorzunehmen. Kostet das etwas?
Um Änderungen an Spielendenprofilen vorzunehmen, bitte als Vereinsadmin einloggen auf der Seite www.dfv-mv.de, auf „Verein verwalten“ gehen und dort „Neuer Antrag/Meldung“ anklicken. Dann in der Spielendenliste die entsprechenden Änderungen vornehmen (z.B. Namenskorrekturen, das Hinzufügen einer weiteren Sportart, das Snkreuzen eines eingereichten DSE-Bogens, der Eintrag einer Mailadresse,  etc.). Sobald der Antrag fertig gestellt wurde, nicht vergessen ihn einzureichen. Diese Anträge durchzuführen kostet nichts, sofern ein Landesverband nicht Bearbeitungsgebühren für das Anwenden des Antrags erhebt. Diese Änderungen zu beantragen bietet sich daher für die Jahresmeldung zum Jahreswechsel an.
11. Mein Verein kann aus organisatorischen Gründen nicht am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen. Haben wir deswegen Nachteile?
Vereine, die aus organisatorischen Gründen nicht am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen können, können für den zusätzlichen Aufwand durch den jeweiligen Landesverband mit einer Bearbeitungsgebühr belegt werden. Diese fällt dann auch bei unterjährigen Nachmeldungen an. Weiter führt die Nichtteilnahme am Lastschrifteinzug dazu, dass nachgemeldete Spieler*innen erst dann spielberechtigt sind, wenn das Geld auf dem Verbandskonto eingegangen ist. Daher ist eine Nachmeldung rechtzeitig einzureichen, damit über die dann nötige Rechnungsstellung die Bezahlung auch rechtzeitig erfolgen kann.
12. Ich sehe als Vereinsadmin die vorgesehene Rechnungsstellung, kann sie aber nicht ausdrucken. Warum nicht?
Eine Rechnung ist, solange sie noch nicht versandt wurde, vorläufig und noch nicht rechtsgültig, und ist daher nicht zum Ausdrucken bestimmt. Eine Rechnung wird in jedem Fall vom zuständigen Verband dem betreffenden Verein automatisiert via E-Mail zugestellt. Dabei wird die Rechnungs-Mailadresse des adressierten Vereins angeschrieben. Sofern diese nicht eingetragen ist, geht die Rechnung an die Mailadresse der eingetragenen Vereinsadministrator*innen. Erst, sobald die Rechnung vom Verband gestellt wurde, ist sie rechtsgültig. Dann liegt sie dem Verein vor und liegt seit dem 1.3.2021 im System jeweils auch als pdf-Datei vor. Bitte beachten, das pdf wird erst in dem Moment generiert, wenn die Rechnung „finalisiert“, das heißt „gestellt“ und verschickt wird. Auch die html-Ansicht lässt sich durch die Tastenkombination Strg+P resp. Apfel+P als Druckansicht aufrufen und ausdrucken.
13. Natürlich gibt es nicht nur Zugänge, sondern auch Abgänge. Wie muss ich vorgehen, wenn auf der Jahresmeldung Spieler*innen auftauchen, die nicht mehr Mitglied im Verein sind?
Als Vereinsadmin bitte einloggen auf der Seite dfv-mv.de, auf „Verein verwalten“ gehen und dort „Neuer Antrag/Meldung“ anklicken. Zur Abmeldung bitte als Vereinsadmin bei den jeweiligen Spieler*innen das Häkchen bei „ausgetreten“ setzen. Nicht vergessen, den Antrag abschließend einzureichen! Für diese Spieler*innen wird für das Folgejahr dann automatisch keine Gebühr mehr erhoben. Bereits für dieses Jahr gezahlte Gebühren werden nicht erstattet, auch nicht anteilig. Die Markierung eines Austritts sollte unmittelbar erfolgen, um den Verein davor zu schützen, dass ein ausgetretenes Mitglied anschließend noch unter einer nicht bestehenden Vereinszugehörigkeit antreten könnte. Für eine Abmeldung in der Datenbank entstehen keine Kosten, sofern ein Landesverband nicht Bearbeitungsgebühren für das Anwenden des Antrags erhebt. ACHTUNG: Einmal als ausgetreten markierte Spieler gehören in der Folge keinem Verein mehr an. Sollten sie sich dazu entschließen, wieder einem Verein beizutreten, s. Frage und Antwort 15.
14. Wie melde ich nach einem Todesfall ein verstorbenes Mitglied ab?
Bei einem Todesfall gilt zunächst den Angehörigen sowie den Vereinsfreundinnen und -freunden unser ganzes Beileid! Im Nachmeldeantrag ist jedoch kein eigenes Nachrichtenfeld vorgesehen, um einen Todesfall mitzuteilen. Beim Eintrag der verstorbenen Person ist zur Abmeldung lediglich “ausgetreten” auszuwählen, die weiteren Eigenschaften müssen nicht geändert werden.
15. Wie ist ein Vereinswechsel durchzuführen?
Wenn eine gemeldete Person den Verein wechselt, so sollte die Initiative von ihr ausgehen, wenn sie ihre DFV-Nummer behalten möchte. Dies hätte den Vorteil, dass beim Nachweis der Mitgliedschaft für eine der DFV-Turnierdatenbanken ihre Spielhistorie erhalten bleibt. Ein Vereinswechsel findet am besten zum Jahreswechsel statt.

Dazu kontaktiert die Person am besten ihren Altverein mit der Bitte, ihr die bisherige DFV-Nummer mitzuteilen und sie bitte per Nachmeldung als ausgetreten zu melden. Andernfalls könnte der Verein die Person auch im Rahmen der Jahresmeldung als ausgetreten markieren. Danach ist sie jeweils keinem Verein mehr zugeordnet, aber der Datensatz mit der DFV-Nummer weiterhin in der Mitgliederdatenbank vorhanden. Anschließend sollte die wechselnde Person ihren Neuverein kontaktieren, ihm die bisherige DFV-Nummer mitteilen und ihn bitten, sie im Anschluss daran bei seiner Jahresmeldung oder bei einer zeitnahen Nachmeldung hinzuzufügen. ACHTUNG: Wenn der Neuverein für die Person einen neuen Datensatz anlegt, dann kann diesem neuen Datensatz niemals die alte Nummer zugeordnet werden. Ein neuer Datensatz erzeugt immer eine neue Nummer! Stattdessen:

Als Admin des neuen Vereins dann bitte einloggen auf der Seite https://dfv-mv.de, auf „Spielende“ gehen, nach der bestehenden DFV-Nummer des neuen Mitglieds suchen und diese Nr. anklicken. Dann erscheint der dazugehörige Name. Danach den Button „bearbeiten“ anklicken, den eigenen Verein auswählen und den Status aktualisieren. Um den Vorgang abzuschließen, oben rechts auf „Verein verwalten“ gehen und dort „Neuer Antrag/Meldung“ anklicken den Antrag mit dem (erweiterten) Bestand einreichen, wie er ist. Dann wird automatisch nur die neu hinzugefügte Person berechnet, die noch nicht den Bezahltstatus für das laufende Jahr hat! Dieser Vorgang ist mit der Jahresmeldung als auch unterjährig mit einer Nachmeldung möglich.

16. Kann ein*e Spieler*in bei einem Vereinswechsel den Bezahltstatus für das laufende Jahr mitnehmen?
Mitglieder der Verbände sind die Vereine. Daher werden Meldegebühren für Personen immer NUR in Bezug auf Vereine berechnet. Es ist also NICHT so, dass eine Person, die bereits über einen Verein gemeldet war, bei einem Vereinswechsel ihren Bezahltstatus mitnimmt. – Sondern wenn ein Verein eine Person neu meldet (auch mit der alten DFV-Nummer), dann hat er auch erneut Vereinsgebühren zu zahlen. So wie der Versichertenstatus bezieht sich auch der Bezahltstatus für Spieler*innen immer nur auf den Verein, in dem sie Mitglieder sind. – Das bedeutet weiterhin, ein*e Spieler*in “verschenkt” den Rest ihrer oder seiner bereits bezahlten Gebühr, wenn sie oder er unterjährig den Verein wechselt. Daher empfiehlt es sich jeweils zum Jahresende den Verein zu wechseln.
17. Wenn ein*e Spieler*in aus einem Verein ausgetreten ist, besitzt sie oder er dann noch einen Gaststatus und kann damit an offiziellen Turnieren teilnehmen?
Wenn ein*e Spieler*in aus einem Verein ausgetreten ist, ist sie oder er kein Vereinsmitglied mehr und daher auch nicht mehr spielberechtigt bei offiziellen Turnieren. Die Person kann allenfalls bei Schnuppertrainings-Angeboten von Vereinen teilnehmen. Ihr Status in der Mitgliederdatenbank dfv-mv.de ist “ausgetreten” und damit zugleich “nicht spielberechtigt”. Die Profildaten stehen (zusammen mit der bisherigen DFV-Nummer) jedoch noch in der Datenbank bereit, um bei einem neuerlichen Eintritt in einen anderen Verein wieder benutzt werden zu können (s. Frage 15). Eine Löschung der Profildaten in der Datenbank erfolgt nur auf schriftliche Anfrage.
18. Nach Einreichen eines Antrags erscheint oben ein roter Balken. Ist da was schief gelaufen?
  Nein, da ist nichts schief gelaufen! In dem roten Balken steht, dass gelegentlich ein Antrag vor weiterer Bearbeitung “mit Live-Dateien zu aktualisieren ist” (dann erscheint dazu ein extra Button zum Anklicken). Dies ist jedoch nur dann der Fall, falls unter dem roten Kasten weitere Kästen mit Meldungen auftauchen! Solange das nicht der Fall ist, kann der rote Balken getrost ignoriert werden.
19. Was hat es mit dem aktiven und passiven Status von Mitgliedern auf sich?
Grundsätzlich sind passive Mitglieder nicht aktive Mitglieder. D.h. sie spielen keine Turniere und nehmen auch nicht am Training teil. Das betrifft v.a. ehemalige Spieler*innen, Eltern, Verwandte und Freunde, die sich einem Verein oder einem Team besonders verbunden fühlen. Eine Ausnahme besteht für Spieler*innen, die in mehreren Vereinen aktive Mitglieder sind. Diese können aus wettbewerbs- und versicherungsrechtlichen Gründen pro Jahr nur in EINEM Verein als aktiv gegenüber dem DFV gemeldet werden. Möchte ein Verein dieselbe Person (mit gleichem Vor- und Nachnamen sowie Geburtstag) in derselben Sportart nochmals aktiv anmelden, so erscheint ein Warnhinweis, dass dies aktuell nicht möglich ist, wenn diese Person bereits über einen anderen Verein aktiv in dieser Sportart gemeldet ist. Aktive Sportler*innen, die nicht an Verbands-Turnieren teilnehmen möchten, sollten jedoch nicht als passive Mitglieder gemeldet werden. Beim Erstellen eines Spielerprofils ist das Häkchen daher standardisiert auf „aktiv“ gesetzt.
20. Was hat es mit der Datenschutzerklärung auf sich?
Zur Bedeutung der Datenschutzerklärung (DSE), die jede*r Spieler*in unterschreiben und zum Verbleib im Verein abgeben soll, siehe bitte Frage 10 „Warum ist die Datenschutzerklärung nötig?“ auf der Seite Q&A Mitgliedschaft. Ohne vorliegende DSE sind Spieler*innen nicht startberechtigt, da sie dann ihre Einwilligung nicht gegeben haben, als Teilnehmer*innen von Verbandsturnieren genannt oder abgelichtet zu werden, was im Rahmen der Sportberichterstattung aber üblich ist. Beim Erstellen eines Spielendenprofils ist daher darauf zu achten, dass die DSE im Verein vorliegt, und dann entsprechend das Häkchen bei „DSE“ zu setzen.
21. Was hat es mit dem Feld Auskunft in Ordnung auf sich?
Das Feld „Auskunft in Ordnung“ bezieht sich auf die S. 2 der Datenschutzerklärung (s.o., Frage 20). Dort erklärt sich jedes einzelne Mitglied einverstanden oder nicht einverstanden damit, dass der Verband einem Anbieter Daten ausschließlich zur Verwendung für frisbeesport-bezogene Rabatt-Aktionen zur Verfügung stellen darf. Hat das Mitglied diese Frage mit „Ja“ angekreuzt, dann ist beim Erstellen eines Spielemdemprofils darauf zu achten, dass das Häkchen bei „Auskunft i.O.“ gesetzt wird. Dann ist zu diesem Zweck jedoch auch die Angabe der Mailadresse des Mitglieds obligatorisch, um das Mitglied für mögliche Rabattaktionen kontaktieren zu können.
22. Was hat es mit dem Feld Athletenvereinbarung liegt vor (AV) auf sich?
Das Feld „Athletenvereinbarung liegt vor“ (AV) bezieht sich auf Vereinbarungen, die durch die Kooperation des DFV mit der NADA nötig werden. Dieses Feld wird jedoch erst ab 2019 im System genutzt. Damit versichern die Vereine, dass ihnen die unterschriebene Athletenvereinbarung der*s jeweiligen Sportler*in vorliegt, in der er oder sie die Zustimmung zur Anti Doping-Ordnung des DFV erklärt. Diese Checkbox muss aktuell nur für Spielende der 1. Liga der Erwachsenen im Ultimate outdoor aktiviert werden. Die AV liegt auf der Anti Doping-Seite des DFV zuoberst unter Dokumente.
23. Was hat es mit dem Feld „Ist delegiert“ auf sich?
Das Feld „Ist delegiert“ hat aktuell lediglich Bedeutung für Spielende von Disc Golf-Vereinen. Wenn der Verein das Häkchen setzt, gibt er damit sein Einverständnis, dass die Person vom Verein autorisiert ist in dessen Namen Turniere zu organisieren (im Sinne der Anbahnung eines Rechtsgeschäfts). Nur Personen mit dieser aktivierten Checkbox können auf dem Portal https://turniere.discgolf.de Turniere anlegen und administrieren.
24. Wofür benötigt der DFV die Angaben des Geburtsdatums jedes Mitglieds?
Der DFV benötigt die Geburtsdaten jedes Mitglieds zum Einen, um die Höhe der Gebühren zu bestimmen (gemäß Gebührenordnung) und zum Anderen, um über die sportartenspezifischen Portale (die Turnierverwaltungen der Ultimate-  und der Discgolf-Abteilung) die Zulassung zu den definierten Altersklassen nachvollziehen und prüfen zu können.
25. Welche Angaben beim Erstellen eines Spielendenprofils sind verpflichtend, welche freiwillig?
Beim Erstellen eines Spielendenprofils sind die Angaben Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht verpflichtend. Beachtet und bearbeitet werden sollten, aber freiwillig sind die Angaben: Aktiv, Sportart, „Auskunft i.O.“ und DSE, AV und “Ist delegiert” (s. dazu o. die Fragen 20 bis 23). Auch die Angaben zu Kontakt und Anschrift eines Vereinsmitglieds sind freiwillig. Lediglich die Angabe der Mailadresse des Mitglieds ist obligatorisch, wenn das Feld „Auskunft i.O.“ angekreuzt wurde (s.o., Frage 21), sowie wenn ein*e Spieler*in beabsichtigt sich auf dem Portal https://turniere.discgolf.de zu registrieren (s.o., Frage 23).
26. Wozu gibt es eine Vereins-Nummer und eine Mandatsreferenz-Nummer?
Die vierstellige DFV-Vereinsnummer gewährleistet die eindeutige Zuordnung jede*r Spieler*in zu genau einem Verein. Sie hilft die Übersicht zu behalten, gerade wenn in größeren Städten mehrere Vereine bestehen. Zudem ist die DFV-Vereinsnummer auch die Basis der Mandatsreferenz-Nummer, die im Zusammenhang mit der Umstellung auf SEPA notwendig geworden ist.

Bei weiteren Fragen bitte folgende Personen kontaktieren:

Kontaktdaten Vereine, Korrekturen und Änderungen von Daten, Mitgliederstatus
Frank Brügmann und Jörg Benner, dfv-mv@frisbeesportverband.de

Lastschriften, Rechnungen, Mahnungen, Kontoführung
Jens Spiegelberg, finanzen@frisbeesportverband.de

Datenschutz und -sicherheit
Kilian Röhner, datenschutz@frisbeesportverband.de