Q&A MV für LV-Admins

In Verbindung mit der Gründung von Landesverbänden Frisbeesport hat der DFV das System zur Meldung seiner Mitglieder über diese sowie direkt von den Vereinen (überall dort, wo noch keine Landesverbände bestehen) weiter entwickelt und optimiert. Seit dem Jahreswechsel 2016 erfolgt die Bestandserhebung aller Mitglieder über das dazu eingerichtete Portal www.dfv-mv.de. Alle in diesem Zusammenhang auftauchenden Fragen für die Datenbank-Administratoren der Landesverbände sollten nachfolgend beantwortet sein. Bitte lest Euch diese daher aufmerksam durch. Weitere Fragen und Antworten zum gesamten (erstmaligen) Anmeldeprozess beim DFV findet Ihr auf der Seite Q&A Mitgliedschaft.

Zu grundsätzlichen Features der Mitgliedermeldung beachtet bitte auch die Fragen und Antworten für Vereinsmanager , vor allem die Fragen 1, 2 und 6 sowie 19 bis 25.

1. Ich bin als Admin vorgesehen, kann aber mein Passwort nicht finden. Was kann ich tun?
2. Was ist das Erste, das ich in der Datenbank vornehmen sollte?
6. Wie oft muss ich die Bestätigung des Lastschrifteinzugs an die Mitgliederverwaltung schicken?
19. Was hat es mit dem aktiven und passiven Status von Vereins­mitgliedern auf sich?
20. Was hat es mit der Datenschutzerklärung auf sich?
21. Was hat es mit dem Feld „Auskunft in Ordnung“ auf sich?
22. Was hat es mit dem Feld „Athletenvereinbarung liegt vor“  auf sich?

23. Wofür benötigt der DFV die Angaben des Geburtsdatums jedes Mitglieds?
24. Welche Angaben bei der Erstellung eines Spielerprofils sind verpflichtend, welche freiwillig?
25. Wozu gibt es eine Vereins-Nummer und eine Mandatsreferenz-Nummer?

1. Auf welcher Grundlage der Datensicherheit arbeiten DFV und Landesverbände mit derselben Mitgliederdatenbank?
Zwischen dem DFV und jedem der in den DFV eingetretenen Landesverbände besteht eine Rechtsvereinbarung, die die Zugangsrechte und das Gewährleisten der erforderlichen gesetzlichen Datenschutzauflagen klar regelt. Der vom DFV anerkannte Landesverband kann als einzige Institution die Jahres- und Nachmeldungen seiner Mitglieder (der Vereine aus seinem Landesverband) bearbeiten, der DFV hat lediglich Zugriff auf die öffentlich bekannt zu machenden Angaben der gemeldeten Sportlerinnen und Sportler, um ihre Teilnahmeberechtigung an Deutschen Meisterschaften abzugleichen und zu bestätigen. Damit der DFV dies tun darf, haben die Sportlerinnen und Sportler gegenüber ihrem zuständigen Dachverband eine entsprechende Datenschutzerklärung abzugeben (diese sind zum Verbleib beim Verein bestimmt).
2. Wie sind die Zuständigkeiten zwischen den Landesverbänden und dem Bundesverband geregelt?
Solange in einem Bundesland noch kein Landesverband Frisbeesport besteht oder dieser noch nicht offiziell vom DFV anerkannt ist (Voraussetzungen sind die Anerkennungen von Amtsgericht und Finanzamt) melden die Vereine aus diesem Bundesland direkt an den DFV. Dann hat alleinig der DFV Zugriffsrechte auf die gemeldeten Daten der Mitgliedsvereine, um die Meldungen gemäß Gebührenordnung abzurechnen und die Sportlerinnen und Sportler für den Spielbetrieb freizugeben. Wenn ein Landesverband besteht, dann hat der Landesverband das Recht und die Zuständigkeit die Meldungen gemäß seiner Gebührenordnung abzurechnen. Auf der Basis der Vereinbarung zwischen DFV und LV wird damit auch die Freigabe für den Sportbetrieb gewährleistet.
3. Wie oft erhebt der DFV Gebühren von den Landesverbänden?
Der Bundesverband erhebt im Anschluss an die Jahresmeldung der Vereine an ihren jeweiligen Landesverband von diesem die Jahresgebühren (auf Basis der Summe der gemeldeten Vereinsmitglieder in den Jahresmeldungen, gemäß Gebührenordnung). Im Falle von Nachmeldungen stellt der DFV dem Landesverband (Vorschlag) quartalsweise eine Rechnung aus, aber nur, sofern es im betreffenden Quartal überhaupt Nachmeldungen gegeben hat. Die Fristen für die Jahresmeldung betrug bis zum Jahreswechsel 2015/2016 jeweils vom 01. Dezember des Vorjahres bis zum 15. Januar des neuen Jahres. Die Rechnungen des DFV an die Vereine wurden bisher zum 1. Februar (ohne Einzugsermächtigung) oder zum 1. März (mit Einzugsermächtigung) gestellt. Entsprechende Anpassungen der Prozesse zwischen Bundesverband und Landesverbänden sollen bei der Jahreshauptversammlung des DFV am 10. April 2016 in Darmstadt beschlossen werden.
4. Wie kann ich beim Verbessern der Datenbank helfen, wenn ich einen Fehler entdecke?
Sobald ich einen Fehler technischer Natur in der Datenbank entdecke, sollte ich von dieser Seite aus sofort oben rechts unter meinem Namen im Dachmenü die „Support-Anfrage“ aufrufen, eine passende kurze Betreffzeile finden und das Problem in angemessener Länge schildern. Dadurch, dass dem Programmierer zusätzlich Informationen von der betreffenden Seite mitgeliefert werden, ist es ihm einfacher möglich, den Sachverhalt zu verorten, nachzuvollziehen und zu bearbeiten.
5. Wie kann ich mir Statistiken ansehen und downloaden?
Übersichten aller Vereine und aller gemeldeten Spielerinnen und Spieler innerhalb meines Landesverbandes finden sich im Bereich Verwaltung unter „Angeschlossene Vereine“ und „Angeschlossene Spieler“. Die Ansicht auf diesen beiden Seiten ist nach mehreren Kategorien filterbar (Vereine nach Verband und Sparte, Spieler nach DFV-Nr, Vor- und Nachname, Aktiv/Passiv, Sparte, Verein, Altersgruppe, Geschlecht, ausgetreten, Vereins-Admin u.a.m.). Wenn ich z.B. nur eine Ansicht der aktiven Discgolf-Spieler im Verband suche, wähle ich „Sparte Discgolf“, „Ausgetreten: Nein“ und „Vereins-Admin: Nein“ und drücke auf den Button „Filtern“. Die Gesamtansicht sowie sämtliche gefilterten Ansichten lassen sich anschließend im grauen Kasten oben rechts als csv-Datei downloaden (diese Dateien sind mit dem Programm Excel oder einem entsprechenden open office-Programm zu öffnen). Einzig die Ansicht der Seite „Statistik“ in der Landesverbands-Verwaltung ist nicht downzuloaden, sondern nur per copy and paste in ein Textprogramm übertragbar. Die Einträge im Menü in der Dachleiste links „Verbände“ „Vereine“ und „Spieler“ betreffen hingegen den Gesamtbestand der Datenbank und sind detailliert nur von den Haupt-Admins der gesamten Mitgliederverwaltung einzusehen.
6. Was muss ich tun, um nach einer Jahres- oder Nachmeldung eines Vereins eine Rechnung über die fälligen Gebühren auszustellen?
Dies geschieht im Rahmen der üblichen Bearbeitung von Jahres- oder Nachmeldungen wie in den Antworten zu den folgenden zwei Fragen beschrieben. Demnach ist nach dem Sichten eines Antrags das Erstellen einer Rechnung jeweils der zweite Schritt, wozu eine eigene Rechnungs-Nummer einzugeben ist, die genau diesem Muster entsprechen muss: dreistellige Nummer – Querstrich – Jahreszahl, also z.B. 001/2016. Zudem ist die zutreffende und zuvor hinterlegte Gebührenordnung auswählen (für 2016 ist dies noch einheitlich „Gebührendordnung 2016“, s. Frage 14). Die vier Schritte in der Übersicht:

  1. Antrag sichten.
  2. Rechnung erstellen.
  3. Rechnung als bezahlt markieren.
  4. Den Antrag anwenden. Erst sobald die erstellte Rechnung vom Verein beglichen ist (bevorzugt per Lastschrifteinzug, alternativ per Rechnung) und der Antrag angewendet wurde, sind die gemeldeten Sportlerinnen und Sportler für den Spielbetrieb freigegeben.
7. Wie bearbeite ich Jahresmeldungen meiner Mitgliedsvereine?
Ich kann Jahresmeldungen unmittelbar nach der Abgabe nach den folgenden vier Schritten bearbeiten.

  1. Ich kontrolliere den eingegebenen Antrag und markiere ihn über die grüne Schaltfläche als gesichtet (sofern keine Fragen auftauchen, die zuvor mit dem Verein zu klären wären). Ergibt der Antrag keinen Sinn, oder ersucht ein Vereinsmanager darum, kann er zur Weiterbearbeitung auch zurückgewiesen werden.
  2. Ich erstelle über die grüne Schaltfläche eine Rechnung für diesen Antrag. Dabei ist eine eigene Rechnungs-Nummer einzugeben, die genau diesem Muster entsprechen muss: dreistellige Nummer – Querstrich – Jahreszahl, also z.B. 001/2016. Zudem muss ich die zutreffende und vorab hinterlegte Gebührenordnung auswählen (siehe dazu Frage 14). Das Kommentarfeld dient nur internen Zwecken.
  3. Im Falle der Jahresmeldung geben die Frisbeesportverbände ihren Mitgliedsvereinen üblicherweise einen Vertrauensvorschuss und markieren die Rechnung als „vorläufig bezahlt“. Damit lässt sich der Antrag anschließend unmittelbar anwenden (s. 4. Punkt). Sobald jedoch die Rechnung beglichen wurde, muss der Status des Antrags nochmals bearbeitet werden. Dazu klicke ich auf die grüne Schaltfläche „Rechnung als bezahlt markieren“. Dies geschieht, indem ich eine (interne) Beleg-Nr. (offenes Format, Zahlen und Buchstaben) und das Datum des Geldeingangs angebe. Im Kommentarfeld kann ein Zusatz vermerkt werden, der dann auf der Rechnung erscheint. Zum Beispiel, wenn der Verein am Lastschrift-Einzug teilnimmt, der Hinweis: „Bitte nicht überweisen! Da eine Einzugsermächtigung vorliegt, wird das Geld eingezogen.“ Sofern eine Einzugsermächtigung besteht, ist dies üblicherweise in zwei bis drei Werktagen der Fall.
  4. Damit die im Antrag vorgesehenen Änderungen ins System eingelesen werden, muss ich zuletzt über die entsprechende Schaltfläche den „Antrag anwenden“. Erst dadurch werden gemeldete Sportlerinnen und Sportler final der Datenbank hinzugefügt, resp. wird ihnen der Bezahltstatus für das laufende Jahr zugewiesen. ACHTUNG: die Schaltfläche „Antrag rückgängig machen“ ist nur im äußersten Notfall anzuwenden! Sie erfordert das vollständige Rückgängigmachen der Buchung. Fehleingaben (etwa falsche Namen oder Geburtsdaten) sind stets durch Nachmeldungen zu korrigieren!

Der DFV wird im Anschluss daran dem Landesverband auf Basis der gemeldeten Zahlen an Sportlerinnen und Sportlern eine Rechnung stellen (siehe Frage 3).

8. Wie bearbeite ich Nachmeldungen meiner Mitgliedsvereine?
Sobald eine Nachmeldung eintrifft, werde ich darüber benachrichtigt und führe sie gemäß den vier Schritten durch, wie in der Antwort zuvor beschrieben.

  1. Antrag sichten.
  2. Rechnung erstellen (s. Frage 7).
  3. Vereinen, die eine Einzugsermächtigung gegeben haben, können den Vertrauensvorschuss erhalten, sodass ihre Rechnung sofort als „vorläufig bezahlt“ markiert werden kann. Damit lässt sich die Rechnung anschließend unmittelbar anwenden (s. 4. Punkt). Erst aber, sobald die Rechnung beglichen wurde, muss der Status des Antrags nochmals bearbeitet werden. Dazu klicke ich die grüne Schaltfläche an „Rechnung als bezahlt markieren“. Dies geschieht, indem ich eine (interne) Beleg-Nr. (offenes Format, Zahlen und Buchstaben) und das Datum des Geldeingangs angebe. Das Kommentarfeld dient nur internen Zwecken. HINWEIS: Sofern eine Einzugsermächtigung vorliegt, ist dies üblicherweise in zwei bis drei Tagen der Fall.
  4. Den Antrag anwenden. Erst dadurch werden gemeldete Sportlerinnen und Sportler final der Datenbank hinzugefügt und sie sind spielberechtigt und per api-Schnittstelle den Turnierverwaltungen der Ultimate- und der Discgolf-Abteilung hinzuzufügen. ACHTUNG: die Schaltfläche „Antrag rückgängig machen“ ist nur im äußersten Notfall anzuwenden! Sie erfordert das vollständige Rückgängigmachen der Buchung. Fehleingaben (etwa falsche Namen oder Geburtsdaten) sind stets durch Nachmeldungen zu korrigieren!

Der DFV wird dem Landesverband (Vorschlag) quartalsweise eine Rechnung stellen, sofern in dem zurückliegenden Quartal Nachmeldungen stattgefunden haben (vgl. Frage 3).

9. Ein Antrag lässt sich nicht anwenden. Was kann ich tun?
Wenn sich ein Antrag nicht anwenden lässt, so hat das meist den technischen Grund einer zwischenzeitlich erfolgten Bearbeitung eines Spielerprofils oder dem Hinzufügen eines weiteren Spielerprofils zu einem Verein durch einen MV-Administratoren. Solche Vorfälle sollten nur sehr selten auftreten. Falls dennoch ein solcher auftritt, bitte alternativ den grünen Button drücken: „Antrag mit Live-Daten aktualisieren“. Damit sollte das Problem behoben werden können. Falls nicht, bitte der Antwort auf Frage 4 folgen.
10. Wie behalte ich die Übersicht bei der Vergabe der Rechnungsnummern?
Pro Verband gibt es einen eigenen Rechnungslauf (beginnend mit 001/2016), wobei die Rechnungs­nummern manuell eingegeben werden müssen. Dies hat den Grund, weil ein Verband durchaus auch weitere Rechnungen außerhalb der Gebührenerhebung stellen könnte. Daher empfiehlt es sich separat Buch zu führen über die vom Verband aus vergebenen Nummern. Die Datenbank gibt jedoch eine Fehler-Rückmeldung, wenn ich eine bereits verwendete Rechnungs-Nummer erneut eingebe. D.h. zwei Rechnungsstellungen mit derselben Nummer lässt das System nicht zu. Dann wäre die nächste noch nicht vergebene Rechnungs-Nummer herauszufinden und einzugeben.
11. Kann ich eine Rechnung verändern, die noch nicht gestellt wurde?
Wenn ich eine Rechnung per Post oder Mail zustelle, gilt sie als „gestellt“. Erst dann wird sie im System „eingefroren“ (siehe Frage 13). Bis dahin kann ich noch „eine Rechnung als ungültig markieren“ und danach für den Antrag eine alternative Rechnung mit DERSELBEN Rechnungsnummer erstellen. Beispiele für ein solches Vorgehen wären, wenn der falsche zuständige Verband ausgewählt, die falsche Gebührenordnung zugrunde gelegt oder eine Bearbeitungsgebühr vergessen wurde zu erheben oder zu Unrecht erhoben wurde. Zudem ist eine Rechnung noch bis zum Moment ihres Versands veränderbar. So können die Kontaktdaten des empfangenden Vereins und auch die eigenen Kontoangaben jederzeit vor dem Versand noch geändert werden – und fließen dann unmittelbar in die Rechnung mit ein. Auch aktualisiert sich das Absenderdatum mit jedem weiteren Tag, an dem die Rechnung noch nicht gestellt wurde.
12. Wie sehe ich mir Rechnungen an und versende sie an die betreffenden Vereine?
Ich gehe auf den Antrag des jeweiligen Vereins und klicke auf die Rechnung. Ihr tatsächliches Aussehen offenbart sich, sobald ich durch die Tastenkombination Strg+P resp. Apfel+P die Druckansicht aufrufe. Die Rechnung ist jedoch vorläufig, solange sie nicht eingefroren wurde (s. Frage 13). Ich kann diese nun mit demselben Inhalt per Mail an den Verein senden über den orangefarbenen Button „Rechnung einfrieren und per E-Mail versenden“. Dabei geht die Mail ENTWEDER an den primären Vereinskontakt (Mailadresse auf der Vereinsseite oben in der Mitte unter Kontakt) ODER (falls ersteres nicht vorhanden) an den E-Mail Kontakt Ansprechpartner (Mailadresse auf der Vereinsseite unten in der Mitte) ODER aber (falls beides nicht vorhanden ist) an alle Mailadressen der hinterlegten Vereinsadministratoren (pro Verein üblicherweise einer oder zwei). Gleichzeitig wird sie auch an die Hauptkontakt-Mailadresse des Verbandes gesandt. Alternativ kann ich die Rechnung über den orangefarbenen Button „Einfrieren“, jedoch ohne sie per Mail zu senden. Erst nachdem sie eingefroren ist, kann ich die Rechnung auch im finalen Aussehen ausdrucken und z.B. mit Unterschrift und Stempel versehen für den postalischen Versand.
13. Was bedeutet das „Einfrieren“ von Rechnungen?
Wenn ich eine Rechnung per Post oder Mail zustelle, gilt sie als „gestellt“ und auch bei einer nachträglichen Änderung kann im System dieselbe Rechnungsnummer nicht mehr vergeben werden. Damit die Rechnung jederzeit im System wieder auffindbar ist, wird sie im Zuge des Mailversands automatisch „eingefroren“. Daher die Beschriftung des Buttons „Rechnung einfrieren und per E-Mail versenden“. Soll die Rechnungsstellung jedoch per Post erfolgen (z.B. mit Unterschrift und Stempel) und gleichzeitig NICHT auch per Mail, dann kann die Rechnung ausgedruckt werden (s. Frage 12) und anschließend sollte sie noch am selben Tag mit dem separaten Button „einfrieren“ gespeichert werden, sodass das Absenderdatum und das gespeicherte Datum auf der Rechnung übereinstimmen. Eine Rechnung kann auch schon am Tag ihres Erstelens mit demselben Button eingefroren werden, auch wenn sie noch nicht versandt wird, wenn dies so beabsichtigt sein sollten.
14. Wie kann ich eine Verbands-Gebührenordnung im System hinterlegen?
Ich gehe in die Verwaltung und erstelle zuerst verschiedene Beitragssätze und daraus damit dann eine Gebührendordnung. Beim einzelnen „neuen Beitragssatz“ gebe ich an, um welchen Verband es sich handelt und um welche Art von Sportlern es sich jeweils handelt, für die dieser Beitragssatz zutrifft. Derzeit im System vorgesehen sind aktive Volljährige (ab 20 Jahren, Jahrgangsregelung), aktive Minderjährige (bis 19 Jahre, Jahrgangsregelung) oder passive Volljährige. Ich gebe dem Beitragssatz eine eindeutige Bezeichnung (z.B. „Bayern aktiv erwachsen ab 2017“). Sobald ich diese Beitragssätze vollständig angelegt habe, erstelle ich über die Verwaltung eine „neue Gebührenordnung“. Dazu gebe ich erneut meinen Verband an und wähle eine zutreffende Bezeichnung (z.B. „Bayern ab 2017“). Anschließend markiere ich alle dazu zutreffenden Beitragssätze (nach Markieren blau unterlegt) und erstelle die Gebührenordnung per Bestätigung über die Schaltfläche unten. Sie ist nun im System hinterlegt und bei Rechnungsstellungen anwendbar.
15. Wie kann ich einen Verein neu im Menü neu anlegen?
Ich gehe in die Verwaltung und wähle die Ansicht „angeschlossene Vereine“. Dort gehe ich über ich die Schaltfläche „+ Verein hinzufügen“ und fülle die wichtigsten Felder aus, das sind die Vereinsanschrift oben links, sowie die Rechnungsanschrift (darunter). Zusätzlich wären die Angaben einer Haupt-Mailadresse (unter Kontakt, oben, Mitte) sowie einer zusätzlichen Kontaktperson (unten, Mitte) gut. Im Hintergrund vergibt wird eine Vereins-Nummer wird zentral von der Datenbank vergeben und kann zunächst frei gelassen werden. Auf der rechten Seite ist lediglich die Angabe zu tätigen, welche Sparten im neuen Verein ausgeübt werden, ansonsten tauchen auch einzelne Spieler einer Sportart nicht in der Sportarten-Statistik des Landesverbandes auf.
16. Kann ich auch einen Vereinsadmin neu im Menü neu anlegen?
Nein, diese Tätigkeit ist derzeit den Administratoren der gesamten Mitgliederverwaltung vorbehalten. Dazu bitte Frank Brügmann und Jörg Benner anschreiben unter dfv-mv@frisbeesportverband.de und ihnen dabei den Vor- und Nachnamen sowie die Mailadresse des Administrators eines bestehenden oder eines neuen Vereins angeben (diese Info dient bei entsprechenden Anfragen auch zur Weitergabe an die Vereine). Hinweis: Ein vereins- und Verbandsadministrator muss nicht zwingend gemeldetes Mitglied des Landesverbands oder des Bundesverbands sein. Dies ist insbesondere bei Mehrsparten-Sportvereinen nicht der Fall, wo eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus der Geschäftsstelle diese Aufgaben ausführt. Aber auch, wenn die oder der Vereinsadmin gemeldetes Mitglied ist, wird der Adminstrations-Zugang vom Spielerprofil der betreffenden Person getrennt angelegt. Dies ist bei der Ausgabe von Statistikübersichten zu beachten (dazu bei der Ansicht den Filter „Vereins-Admin: Nein“ setzen).
Bei weiteren Fragen bitte folgende Personen kontaktieren:

Kontaktdaten Verbände und Vereine, Korrekturen und Änderungen von Daten, Mitgliederstatus
Frank Brügmann und Jörg Benner, dfv-mv@frisbeesportverband.de

Lastschriften, Rechnungen, Mahnungen, Kontoführung
Jens Spiegelberg, finanzen@frisbeesportverband.de

Datenschutz und -sicherheit
Maria Kairies, datenschutz@frisbeesportverband.de

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