Änderungen bei der Mitgliedermeldung

Bei der Aktualisierung der Datenbank zur Mitgliedermeldung haben sich mehrere Neuerungen ergeben, die hier vorgestellt werden. Über die Datenbank unter https://dfv-mv.de melden die Mitgliedsvereine aller Landesverbände und im DFV ihre Frisbeesport-Mitglieder.

Die wichtigsten Änderungen in Kürze:

Die Meldungsart wurde automatisiert (zuerst Jahresmeldung, daraufhin immer Nachmeldungen),
neues „Ist-Delegiert“-Feld vorerst nur für Discgolf-Vereine relevant,
angepasste Gestaltung der Rechnungsinhalte (inkl. Angabe der Empfangs-Mailadresse) und
in der Vereinsmaske wurde die Rechnungs-Mailadresse aktualisiert.

Die Änderungen hatten sich infolge von Rückmeldungen ergeben und betreffen nur Vereins- und Verbands-Administrator*innen. Die Änderungen im Einzelnen:

Änderungen beim Ausfüllen von Meldeanträgen

Hinsichtlich des Einreichens von Meldeanträgen wurden mehrere Änderungen realisiert. Zunächst wurde die Meldungsart automatisiert. Demnach wird jeder erste Antrag eines Vereins in einem Jahr künftig automatisch als Jahresmeldung gekennzeichnet und jeder weitere als Nachmeldung. Dann ist nun auch die dritte Geschlechtsoption „d“ für „divers“ vorhanden. Weiterhin wurden zwei Begrifflichkeiten vereinheitlicht: Anstelle der Angabe „Mitgliedschaft ruht“ wird nun durchgängig der Terminus „ist ausgetreten“ verwendet. Weiterhin ist auch nicht mehr von „Sparte“ die Rede, sondern es wird nur noch nach verschiedenen „Sportarten“ unterschieden.

Damit zur Aufstellung und Auswahl der Checkboxen pro Datensatz, die nochmals erweitert wurden. Folgende Sportarten stehen zur Auswahl: Ultimate, Disc Golf, Freestyle, Double Disc Court und Guts. Wenn es um die Spielberechtigung gemeldeter Spielender geht, ist die Angabe der jeweiligen Sportart notwendig. Zugleich ist eine Sportart auch nur dann anzugeben, wenn ein „aktiv“-Status vorliegt. Wer als passiv gemeldet wird, betreibt entsprechend auch keine Sportart.

Als weitere Checkboxen stehen zur Auswahl: „DSE“, „AV“, „Ist delegiert“ und „aktiv“. Zuletzt ist noch die Checkbox „ausgetreten“ vorhanden. In umgekehrter Reihenfolge: Wer als „ausgetreten“ markiert wird, ist nach Anwendung des Antrags nicht mehr Mitglied des betreffenden Vereins. [Praxis-Tipp: Wer aus Versehen zu viele neue Datensätze für Spielende hinzugefügt hat, muss jeweils einen Buchstaben in die Namensfelder und ein fiktives Geburtsdatum eingeben und zugleich die Checkbox ausgetreten anwählen. Dann erscheint der Datensatz im gespeicherten Antrag nicht mehr.] Was besagen die anderen drei Checkboxen?

Checkbox „DSE“ aktiviert bedeutet: Die Person hat die aktuelle Datenschutzerklärung (zu finden an dritter Stelle im Ordner Mitgliedermeldung hier) ausgefüllt, unterschrieben und beim Verein abgegeben. Die DSE-Bögen sind zum Verbleib beim Verein bestimmt. Die Checkbox muss aktiviert werden, damit eine Spielberechtigung der gemeldeten Person in der jeweiligen Sportart vorliegt!
Checkbox „AV“ aktiviert bedeutet: Die Person hat die aktuelle Athlet*innen-Vereinbarung (zu finden auf der Unterseite zu Anti Doping unter Dokumente) ausgefüllt und unterschrieben und beim Verein abgegeben. Diese Checkbox muss aktuell nur für Spielende der 1. Liga der Erwachsenen im Ultimate outdoor aktiviert werden, die damit ihre Zustimmung zur Anti-Doping-Ordnung des DFV erklären.
Checkbox „Ist delegiert“ aktiviert bedeutet: Die Person ist vom Verein autorisiert in seinem Namen Turniere zu organisieren (im Sinne der Anbahnung eines Rechtsgeschäfts). Diese Checkbox hat aktuell lediglich Bedeutung für Spielende von Discgolf-Vereinen. Nur Personen mit dieser aktivierten Checkbox können auf dem Portal https://turniere.discgolf.de Turniere anlegen und administrieren (siehe Punkt 23 der Fragen und Antworten zur Mitgliedermeldung).

Hinweis zu doppelter aktiver Meldung von Personen

Grundsätzlich gilt, dass passive Mitglieder nicht aktive sind, die also weder Turniere spielen noch an einem Vereinstraining teilnehmen. Eine Ausnahme besteht für Spieler*innen, die in mehreren Vereinen aktive Mitglieder sind. Diese können aus wettbewerbs- und versicherungsrechtlichen Gründen jedoch pro Jahr nur in EINEM Verein als aktiv gegenüber dem DFV gemeldet werden. Möchte ein Verein dieselbe Person (mit gleichem Vor- und Nachnamen sowie Geburtstag) in derselben Sportart nochmals aktiv anmelden, so erscheint schon beim Speichern des Antrags neu ein Warnhinweis, dass dies aktuell nicht möglich ist, weil diese Person bereits über einen anderen Verein aktiv in dieser Sportart gemeldet ist (siehe Punkt 19 der Fragen und Antworten zur Mitgliedermeldung). Dann muss diese Person zunächst als passiv gemeldet werden und mit ihr ist abzustimmen, für welchen Verein sie künftig aktiv gegenüber dem DFV antreten möchte.

Rechnungs-Mailadresse in Vereinsmaske aktualisiert

Die Vereinsmaske wurde dahingehend geändert, dass darin nun (unten links) ein Eingabefeld für die Rechnungs-Mailadresse definiert wurde. Bisher galt das Mailadressfeld unter „Abteilungsleitung oder Kontaktperson“ als Empfangsadresse für den Rechnungsversand per E-Mail. Die bisher hier eingetragenen Mailadressen wurden automatisch in das neue Feld der Rechnungs-Mailadresse übernommen. Bei Bedarf kann diese Angabe durch die Vereinsadmins jederzeit geändert werden. Bleibt dieses Feld unausgefüllt oder leer, dann erhalten alle für den Verein registrierten Administrator*innen die per Mail generierten Rechnungen. Ist es ausgefüllt, gehen alle Benachrichtigungen an beide Adressat*innen.

Gestaltung der Rechnungsinhalte angepasst

Schließlich haben sich auch hinsichtlich der Gestaltung von Rechnungen mehrere Änderungen ergeben. Zuerst: Rechnungen werden künftig als pdf-Dateien verschickt und im System gespeichert. Dieses Feature gilt ab sofort nur für neu erstellte Rechnungen, wird jedoch nicht auf rückwirkend zuvor erstellte Rechnungen angewendet. Hinweis: Das pdf wird erst in dem Moment generiert, wenn die Rechnung „finalisiert“, das heißt „gestellt“ und verschickt wird. Dadurch ergibt sich in der html-Ansicht einer Rechnung im System eine Änderung. Oben in der Mitte heißt der grüne Button nun nicht mehr „Seite drucken“, sondern neu „Rechnung herunterladen“. Praxis-Tipp: Grundsätzlich können alle Rechnungen auch in der html-Ansicht gedruckt werden über die Tastenkombination Strg+p resp. Apfel+p.

In der html-Ansicht der Rechnung ist nach wie vor die Angabe der jetzt neu gemeldeten Personen zu sehen. Diese Angabe steht jeweils unten auf der Rechnungsseite im Kommentar-Feld unter Angabe der Jahreszahl mit dem Vermerk „2021 bisher noch nicht gemeldet“. Diese Angabe ist ab sofort aber nicht mehr in der pdf-Ansicht der Rechnung vermerkt. Neu hinzugekommen in der pdf-Ansicht der Rechnung ist jedoch die Angabe der jeweiligen Empfangs-Mailadressen. Zudem sind in den pdf-Dateien in der Rechnungsaufstellung auch die jeweils erhobenen Gebühren ersichtlich.

Hinsichtlich der Bearbeitung eines Antrags ist nun auch automatisiert eingestellt, dass das Anwenden des Antrags erst dann möglich wird, wenn die zugehörige Rechnung als bezahlt oder als vorläufig bezahlt markiert wurde.

Bei weiteren Fragen, vor allem als neu zuständige*r Vereins- oder Verbandsadministrator*in, bitte die Homepage-Unterseiten mit Fragen und Antworten für Vereins-Admins sowie mit weiteren Fragen und Antworten für Verbands-Admins konsultieren. Beide Seiten wurden im Zuge der Neuerungen ebenfalls aktualisiert.